Secrétaire de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le secrétaire de direction assiste le président et le vice-président du conseil d’administration du service d’incendie et de secours du Bas-Rhin, le directeur départemental (DDSIS) et le directeur départemental adjoint (DDA). Il est placé sous l’autorité du DDSIS. Missions / conditions d'exercice Assistanat :
-Organisation de l’agenda et des rendez-vous selon les priorités, rappel des échéances ;
-Réception, tri et filtrage des appels téléphoniques, transmission des messages ;
-Suivi du courrier adressé aux élus et aux directeurs, préparation de certains courriers de réponse (remerciements, condoléances, félicitations, invitations…) ;
-Mise en forme des courriers, notes et documents transmis par les directeurs ;
-Organisation de réunions (planification dans les agendas respectifs, préparation des ordres du jour et des dossiers, réservation de salles, logistique…) ;
-Organisation des déplacements des autorités (ordres de mission, billets de train, hébergement…) ;
-Saisie dans le logiciel de gestion du temps de travail pour le compte des directeurs.

Secrétariat :
-Participation à l’enregistrement du courrier avant redistribution vers les services pour traitement ;
-Préparation, diffusion et saisie des plannings des permanences des officiers de sapeurs-pompiers professionnels ;
-Contrôle des parapheurs (signatures) ;
-Mise à jour de l’annuaire des SDIS et saisie dans le logiciel INFOSDIS (grèves, enquêtes diverses…).

Autres missions :
-En cas de besoin, soutien du chef du service de l’administration générale dans ses missions : gestion des instances de gouvernance, gestion de l’accueil, entre autres ;
-Maître d’apprentissage : certaines années, le secrétaire de direction peut être amené à encadrer un élève/étudiant préparant un diplôme dans le domaine de la gestion administrative.

Avantages liés au poste : prime de fin d'année, carte titres-restaurant, participation employeur (75 %) à la prise en charge des frais de transport collectif ou forfait mobilités durables, prestations, GAS 67, CNAS, carte CEZAM, participation employeur (30% avec plafond de 70€) à la protection sociale complémentaire (santé et prévoyance), télétravail possible sous condition.
Durée hebdomadaire : 35 h (aménagés à 40h/sem avec 21 jours de RTT en 2025) Profils recherchés -Rigueur, discrétion, esprit d’initiative, autonomie, sens de la diplomatie ;
-Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des techniques de secrétariat ;
-Connaissance de la langue allemande.

Formations ou expériences souhaitées :
Bac + 2 secrétariat / assistanat de direction ou expérience confirmée dans le domaine