Gestionnaire formation professionnelle - difpro

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l’établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

La Direction de la Formation Professionnelle est en charge du conseil et de l'accompagnement sur les volets de la formation continue, de la VAE et des apprentis. Elle participe à la valorisation de l'offre de formation professionnelle. Elle héberge le CFA interne de l'Université.


Mission

• Assurer la gestion administrative et le suivi financier des conventions de formation professionnelle (FA, FC, VAE), selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.

• Accompagner les structures dans la mise en oeuvre des procédures et de l’utilisation des logiciels métiers.

Activités principales :

Gestion administrative & financière

* Traiter les demandes de création des codes formations, émanant des composantes, dans Formatic.

* Traiter les modifications contractuelles sur le logiciel Formatic

* Apporter un appui administratif au suivi des appels à projets et marchés publics.

* Gérer les interfaces avec le logiciel comptable Sifac

* Formation continue : éditer les journaux, constituer les lots et procéder aux rejets des factures sur Formatic.

* Formation par apprentissage : editer les journaux, vérifier les pièces justificatives, intégrer les données dans Sifac, valider et éditer les factures après prise en charge par l’agence comptable.

* Assurer le suivi de signature des parapheurs (réception, gestion et renvoi en composante).

* Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations financières et/ou comptables (webs et papiers) et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.

Accompagnement des structures

* Apporter un appui au suivi de la gestion des conventions pour une composante, en cas d’absence prolongée d’un gestionnaire.

* Accompagner les composantes dans la mise en oeuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone) sur les fonctionnalités de Formatic et d’YParéo.

* Contrôler la conformité (à la démarche qualité mise en place) des documents juridiques, administratifs et financiers, adressés par les composantes au service commun.

* Contribuer à l’identification des besoins de développement des deux logiciels métiers.

* Participer à l’élaboration des procédures d’utilisation des logiciels et à leur mise en place.


Profil

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération selon la grille indiciaire des technicien ITRF (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1660 € et 2200 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)

Formation / expérience recommandée(s) :

Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière

Connaissances souhaitées :

* Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle.

* Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle.

* Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université ainsi que les personnes ressources ;

* Connaître l’offre de formation.

Savoir faire et Savoir être :

* Savoir utiliser/s’adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle (FORMATIC), à l’apprentissage (YPARÉO) et à la gestion financière de l’université (SIFAC) ;

* Maîtriser les logiciels courants de bureautique ;

* Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle, des procédures et modes opératoires mis en place à l’UPEC ;

* Etre organisé et réactif ;

* Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances ;

* Maitriser les techniques de présentation orales et écrites ;

* Faire preuve d’un bon relationnel.