Gestionnaire pédagogique

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l’établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion accueille plus de 1700 étudiants préparant les diplômes de la licence au Master. Ouvert à l'international, et conçu pour être au plus près des besoins du monde professionnel, les différents cursus sont proposés en formation initiale, apprentissage ou formation continue.


Mission

Le gestionnaire pédagogique de la FSEG assure sous l’autorité de la responsable administrative et de la responsable de scolarité assure la gestion du ou des diplômes dont il a la charge, en étroite collaboration avec le ou les responsables de formation concernés.

ACTIVITES PRINCIPALES :

* Accueillir, informer et orienter tous les usagers (étudiants, candidats, enseignants, personnels administratifs), en assurant l’accueil téléphonique et physique.

* Tenir informée et rendre compte à sa hiérarchie

* Analyser les demandes des usagers et apporter une réponse adaptée et efficace.

* Gérer les candidatures en collaboration étroite avec les responsables de formation.

* Assurer la programmation des enseignements de Master 1ère année sur l’outil ADE.

* Planifier et organiser les réunions de pré-rentrée.

* Assurer le suivi des inscriptions administratives et organiser les inscriptions pédagogiques.

* Etablir les attestations et autres documents officiels destinés aux étudiants.

* Préparer les examens des formations dont la gestionnaire à la charge : élaborer les plannings, envoyer les convocations aux étudiants, coordonner l'organisation matérielle et logistique.

* Organiser et planifier les surveillances d’examens, saisir les heures de vacation dans l’outil dédié, en lien avec l’ensemble des gestionnaires pédagogiques du service scolarité

* Veiller à la conformité du déroulement des examens selon la réglementation en vigueur.

* Programmer et mettre en œuvre les soutenances.

* Saisir les notes dans Apogée et organiser les jurys.

* Éditer les relevés de notes et les attestations de diplôme.

* Traiter, vérifier et suivre les dossiers administratifs ou techniques (ex. : assiduité des boursiers)

* Appliquer les procédures de gestion : gérer le courrier, la messagerie et l’archivage.

* Afficher et diffuser les informations importantes aux étudiants : plannings, arrêtés de jurys, documents administratifs.

* Communiquer aux étudiants / enseignants toute modification (annulation, changement de salle, report de cours).

* Pallier à l’absence ou à l’indisponibilité des collègues lorsque cela s’avère possible

* Suivre l’évolution de l’offre de formation et se former aux nouveaux outils et procédures (logiciels, modalités, etc.).

* Garantir l’affectation appropriée des salles pour chaque cours via l’outil en collaboration avec le référente ADE


Profil

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques (ITRF)

Connaissances souhaitées :

* Aptitudes rédactionnelles

* Solides compétences en organisation et de gestion des priorités

* Capacité à rendre compte de manière claire et structurée

* Aisance dans le travail en équipe et en collaboration avec divers interlocuteurs, internes comme externes

* Rigueur dans le respect des délais et des échéances

* La maîtrise de l’anglais constitue un atout

* Rigueur, autonomie, esprit d’initiative et réactivité

* Discrétion et respect de la confidentialité

* Sens de l’écoute développé

* Excellentes qualités relationnelles

Savoir-faire :

* Maitrise des logiciels bureautiques (office 365)

* La connaissance des outils métier suivants serait appréciée : Apogée, ADE, E-candidat, MonMaster