Responsable administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative régime statutaire + indemnitaire Descriptif de l'emploi L'Agent administratif, sous les directives du secrétaire général de mairie, assure le suivi et la mise en œuvre des dossiers administratifs, l'exécution et le suivi des procédures administratives, la réalisation de travaux bureautiques.
D'une manière générale, l’Agent administratif traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Collectivité. Missions / conditions d'exercice L'Agent administratif traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Collectivité :

Suivi et mise en forme des documents administratifs
 Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
 Réalisation de travaux bureautiques
 Accueil physique et téléphonique du public / réponses aux demandes courantes par courriels/courriers/téléphone.
 Gestion du planning de la salle des fêtes et des réservations
 Gestion de l'urbanisme (suivi et instruction des dossiers)
 Gestion du site internet et de l’illiwap de la Commune
 Rédaction au trimestre de la partie administrative du journal communal
 Gestion et suivi des autorisations de voirie/travaux
 Gestion des commandes de fournitures d’entretien, services techniques
 Suivi des demandes de devis et des commandes
 Organisation et gestion du recensement de la population en lien avec l’Insee une fois tous les cinq ans.
 Gestion et suivi des dossiers d’assurance
 Gestion des bâtiments – maintenance (appel aux différents prestataires en cas de besoin) et suivi de la consommation énergétique
 Enregistrement du courrier départ/arrivée
 Soutien à l’archivage et à la numérisation des documents
 Soutien à la gestion de l’Etat Civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages décès)
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en funéraire.
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil.
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages.
- Tenue des registre d’Etat Civil et suivi des déclarations d’actes
- Apposer les mentions marginales.
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
 gestion des formalités administratives (recensement militaire, listes électorales)
- recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes.
- Gestion des demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes.
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
 Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux et y assister éventuellement. Profils recherchés Les « savoirs » :

-connaissance de la Fonction Publique Territoriale
-capacités en termes de techniques de communication et de l'information
-connaissance des instances et processus de décision de la Collectivité
-connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
-connaissance des réseaux stratégiques d'information techniques d'écoute active et de médiation, de gestion des conflits
-technologies de l'information et de la communication techniques et outils de gestion de l'activité
-connaissance de l'ensemble des règles comptables
-maîtrise des outils bureautiques (word, excel, berger levrault)

Les « savoir-être » :

-sens de l'autonomie et de la priorisation
-capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation qualité relationnelles et rédactionnelles
-méthode et rigueur
-disponibilité, sens du service public
-discrétion