Assistant de direction - dpmg

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le Département de l'Aude recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de la direction du patrimoine et des moyens généraux. Missions / conditions d'exercice Sous l’autorité hiérarchique du directeur adjoint vous êtes en charge d’assurer l’assistance administrative de la direction adjointe, de gérer l’accueil téléphonique et physique, d’effectuer la gestion courante des véhicules de la flotte ainsi que les assurances des véhicules. Dans ce cadre, vous intervenez pour :

Assister la direction adjointe :

- Organiser et gérer l’agenda de la direction adjointe
- Suivre administrativement les dossiers transversaux portés par la direction adjointe
- Gérer le courrier de la direction adjointe
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique

Gérer les assurances des véhicules

- Vérifier les mementos des véhicules assurés et suivre les véhicules à assurer / désassurer
- Pointer les facturations de primes avec le service juridique
- Déclarer les sinistres aux assurances et tenir un rôle de conseil aux conducteurs sur les -constats amiables
- Organiser les RDV avec le cabinet d’expertise et organiser la mise à disposition de véhicules de remplacement
- Suivre les travaux, délais de réparation, règlements de sinistres de l’assureur et le paiement des franchises

Mettre à jour le logiciel de la flotte et assister l’utilisation du logiciel de réservation en pool

- Intégrer les charges à l’immatriculation sur réception des factures liquidées
- Intégrer les alertes et mises à jour de révisions pour l’ensemble de la flotte
- Suivre les contrôles techniques et autres contrôles
- Assister les agents et référents pools dans l’utilisation du GIR (logiciel de réservation en pool)

Spécificités du poste :
- Travail transversal avec tous les services du Département

Nous vous proposons :

- Rémunération statutaire
- Aménagement du temps de travail RTT, CET
- Prestations sociales et comité des œuvres sociales
- Accompagnement carrière (formation, mobilité…) Profils recherchés - Bonne maîtrise du domaine administratif du circuit et des procédures administratives
- Maîtrisant les logiciels bureautiques et de gestion de planning
- Organisé, rigoureux et doté de qualités rédactionnelles avérées
- Doté de qualités relationnelles, autonome et avec le sens de la discrétion et de la confidentialité