Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Missions de la Direction :

•Coordonner la mise en œuvre administrative des orientations et décisions de politique sportive.
•Accompagner et favoriser sur le plan administratif les échanges structurels avec les clubs sportifs.
•Harmoniser et optimiser le pôle administratif du service. Missions / conditions d'exercice Missions du poste :

•Assurer la mission d’assistante auprès du Directeur, de l’Élu et du Pôle Sports – Santé – Inclusion.
•Veiller au bon respect dans le service des délais et procédures administratives.
•Suivi des dossiers transversaux (subventions, conventions, délibérations) en lien avec le Directeur.

Principales activités dans le poste :

•Assister le Directeur.
•Assurer le suivi et la prise de rendez-vous du Directeur et de l’Elu aux Sports.
•Assurer le suivi et la gestion du courrier du service : arrivées « Letter Box » et Centrale De Réservation (CDR), délais de réponses.
•Assurer l’accueil physique et téléphonique des contacts de la Direction.
•Réaliser l’interface téléphonique entre le Directeur du service, les partenaires et les prestataires extérieurs.
•Assurer le lien téléphonique avec le Cabinet du Maire pour les relations avec l’Élu et la Direction Générale pour les relations avec le Directeur.
En lien avec le directeur
•Suivre les circuits de validation des documents pour les instances décisionnelles.
•Suivre les conventions du service passées avec les partenaires (clubs, scolaires, collectivités…).
•Suivre les tableaux de bord pour les subventions aux associations sportives.
•Réaliser des tableaux de bord et autres documents de synthèse pour le Directeur.

Conditions particulières du poste (horaires / contraintes…) / Habilitations ou prérequis éventuels nécessaires sur ce poste /
Informations diverses liées au poste.

•Organisation du temps de travail selon l’accord cadre.
•Horaires variables en fonction des besoins et des pics d’activité.
•Travail de bureau au pôle Direction du service.

Informations complémentaires

•Travail en dualité avec le Directeur.
•Nécessité de discrétion et de confidentialité.
•Recrutement statutaire ou à défaut contractuel (cadre C ou B).
•Rémunération statutaire avec régime indemnitaire.
•Primes annuelles.
•Comité des Œuvres Sociales : billetterie, chèques vacances, Carte Pass CE.
•Politique RH active : formation, mobilité, évolution de carrière. Profils recherchés Connaissances :

•Contexte et enjeux de la Collectivité.
•Organisation, fonctionnement des services d’une collectivité et missions du service.
•Circuits et procédures administratives.
•Techniques de secrétariat (note, CR, rapports, tableaux…).
•Maîtrise de l’expression orale et écrite de qualité.

Savoir-faire :

•Organiser l’agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités.
•Rappeler les informations importantes, filtrer et transmettre les messages.
•Intégrer les priorités du service dans la gestion du quotidien.
•Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
•Respect des délais de transmission des documents et procédures.

Savoir être :

•Etablir une relation de confiance avec le Directeur.
•Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
•Faire preuve de qualité relationnelle et diplomatie.
•Etre autonome.
•Prendre des initiatives.