Secrétaire médicale en hématologie clinique - h/f

Description :

SECTEUR D’ACTIVITÉ

Le Service d’Hématologie comprend 4 Unités Fonctionnelles situées à l’hôpital Robert Debré.
- L’unité d’hématologie clinique, comprenant 22 lits d’Hospitalisation conventionnelle (UF 1013), au 5ème étage
- Le secteur protégé, comprenant 5 lits de soins intensifs (UF 1014), au 8ème étage
- Un secteur de consultations (UF 1015), au niveau 1
- Un hôpital de jour hématologique (UF 1019) au sein de l’Unité de Médecine Ambulatoire – Cancérologie Hématologie (UMA-CH), au 2ème étage.

DÉFINITIONS / ABRÉVIATIONS

-CIP : chambre implantable
-CSS : Cadre supérieur de Santé
-EFS : Etablissement Français du Sang
-HDJ : Hospitalisation de Jour
-IDE / Infirmier (ère) Diplômé (e) d’Etat
-IJG : Institut Jean Godinot
-UMSP : Unité Mobile de Soins Palliatifs

LES MISSIONS

La secrétaire participe à l’accueil et au secrétariat en service d’Hématologie clinique et au niveau du secteur de consultations.

LES ACTIVITÉS

_Assurer le secrétariat du secteur de la consultation :_
- Accueil physique et téléphonique des patients
- Enregistrement de la consultation dans WEB 100T
- Programmation d’un nouveau rendez-vous à chaque sortie de consultation
- Programmation d’examens en externe (myélogramme, consultation externe, Pet scan)
- Récupérer auprès du laboratoire les examens non reçus
- Diriger les patients au service des prélèvements avant ou après la consultation si besoin
- Scanner les documents non reçus et les insérer dans le dossier informatique « Easily »
- Frapper les courriers des consultations.

_Assurer le secrétariat de l’unité d’hospitalisation d’hématologie clinique :_
- Accueil physique et téléphonique des patients
- Gestion des entrées, mise à jour des coordonnées des patients, préparation et vérification des préadmissions (vérifier avec agenda papier)
- Gestion des dossiers des patients à la sortie : courrier de sortie, préparation des documents de sortie, scan des documents non informatisés au sein du dossier informatique, préparation des codages, saisie des PMSI, organisation des rendez-vous
- Gestion des rendez-vous : organisation des rendez-vous pour pose de cathéter, CIP, examens radiologiques
- Gestion des demandes de premières consultations : inscription sur le registre, lien avec les différents interlocuteurs
- Gestion des bilans pré-greffe : prise de rendez-vous, convocation, appel des patients, préparation des dossiers et envoi à l’Hôpital St Louis
- Ouverture des courriers et pré-tri des biologies (peut être fait également à la consultation).

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

-Durée journalière de travail : 7h40
-Amplitude horaire : 9h/17h ou 10h/18h, exceptionnellement 9h/18h
-La mobilité entre le secteur de consultation et l’unité d’hospitalisation est organisée
-Le temps de participation à une réunion en dehors du temps de travail est récupérable.



Profil recherché :


NIVEAU D’ÉTUDE

-Formation en secrétariat médical

NIVEAU DE COMPÉTENCE

-Bonne expérience de base des logiciels de bureautique (Word et Excel) et des logiciels métiers (Easily, Pastel, WEB 100T, PTAH, Archimed).

-Expérience exigée en secrétariat médicale

CAPACITÉS REQUISES

-Sens du travail en commun, rigueur, rapidité, ordre (adhérer à une conception de travail collective). Capacité de travail en équipe.
-Capacité d’organisation, d’adaptation, d’anticipation, de prise d’initiatives et d’autonomie.
-Sens des relations humaines, capacité d’écoute, de communication, de discrétion professionnelle, de confidentialité et respect du secret professionnel.
-Capacité à développer et réactualiser ses connaissances.