Secrétaire au sein du service activités des élus (h/f) - villetaneuse

Vos missions en quelques mots OBJECTIFS DU POSTE Au sein du service organisation des activités des élus, il/elle assure en priorité l’accueil, l’orientation, les renseignements aux publics. POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE • Rattachement hiérarchique au responsable de l’organisation des activités des élus RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES • Les élus • Ligne hiérarchique directe • Les administrés • L’ensemble des services municipaux • L’ensemble des partenaires institutionnels • Les partenaires associatifs ACTIVITES PRINCIPALES • Assister la responsable du service : préparation et gestion de dossiers spécifiques • Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants et des différents interlocuteurs des élus • Assurer le suivi administratif du service : gestion du courrier, suivi des plannings, gestion des dossiers, rédaction de notes de service, actes administratifs (délibération, décision, arrêté, convention), relations avec les partenaires • Assurer les tâches administratives relatives à l'organisation des réunions et du fonctionnement du secrétariat des élus • Etablir et mettre à jour les différents dossiers (tri, classement, enregistrement, expédition des dossiers…) • Garantir la gestion du courrier « Arrivée » • Participer à l'enregistrement du courrier « Arrivée » de la mairie et en garantir sa gestion dans le respect des procédures internes CONDITIONS D’EXERCICE • Poste à temps complet : 35 heures 30 hebdomadaires avec RTT (3 jours/an) : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 (17h30 le lundi). Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables. • Absences et congés à planifier en alternance avec la Responsable • Prévention médicale requise : Travail sur écran informatique (80% du temps). Profil recherché SAVOIR-FAIRE REQUIS • Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais. • Sens du service public. • Sens de l’écoute et de la réserve. • Maîtrise des outils bureautiques. • Qualité rédactionnelle. • Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision. • Connaissance des procédures administratives (arrêté, décision, délibération, contrôle de légalité, convention…) • Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc. • Capacité de travail en équipe. EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER • Expérience souhaitée sur poste similaire. • Formation niveau Bac secrétariat bureautique.