Chargé accueil h/f - ec22392

Chargé accueil H/F - EC22392 MISSIONS PRINCIPALES
Accueil et information
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parents
• Analyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptés
• Assurer une écoute bienveillante et rassurante
• Faciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiés
• Accueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structure

Travail en équipe
• Collaborer activement avec l'équipe pour la coordination des ateliers et projets
• Participe aux réunions d'équipe pour partager des retours d'expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structure
• Assurer un relais d'information efficace au sein de l'équipe pour garantir une bonne communication
• Participe à l'organisation et à l'animation d'événements
• Participe aux séances d'analyse de la pratique professionnelle

Gestion administrative
• Assurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événements
• Tenir à jour les effectifs des différents cahiers d'inscription et les reporter sur le tableau général
• Gérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l'adresse mail générique de la Maison des parents
• Participer à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)
• Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaire
• Assurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiens

Gestion de l'intendance et des commandes
• Assurer la gestion logistique et l'intendance de la structure et de l'extérieur (logiciel métier Mainti)
• Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structure
• Passer les commandes et assurer le suivi des livraisons
• Veiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellement
• Veiller au bon entretien des espaces afin d'assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenaires

Communication et animation
• Participer à la diffusion d'informations sur les activités de la Maison des Parents
• Contribuer à l'animation de l'espace d'accueil en veillant à son bon fonctionnement
• Mettre à jour avec l'aide de l'équipe les supports de communication (flyers, affiches)

CONTRAINTES DU POSTE
Contraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30

Référence de l'offre : gnqkswii80