En tant que Chargée Administrative en réception, vos responsabilité inclues
1 / Contrôle du chiffre d'affaire :
En charge du contrôle du Focus
Effectue toutes les régules nécessaires avec le service comptabilité
Contrôle chaque jour le contrôle facturation pour sécuriser le CA
Informe des erreurs et met en place les procédures nécessaires
Complète les tableaux de suivi journaliers
Effectue la clôture mensuelle et transmet les informations à la direction
Transmission des tableaux de contrôle : Frais de dossier, No Show
Contrôle des CP : offerts et litiges restauration et hébergement
Effectue les rapprochements de CA et régules avec le service restauration
Transmet les débours, commissions et provisions au service comptabilité
En charge du contrôle du tableau pricing et de la cohérence des tarifs
Compléter et gérer l'ensemble des tableaux de bord pour contrôler le CA
Gestion de la validation des bons cadeaux dans la console My Box
2/ Gestion des Débiteurs Divers :
Contrôler et traiter les comptes permanents non soldés (séminaires, Groupes, équipages, offerts.)
Contrôler et gérer les factures débiteurs dans Protel
Suivi des factures dans le tableau Excel
Contrôler et gérer les factures Air France
Effectuer les avoirs en attente de transfert
Effectue les relevés hebdomadaires et procède aux relances des factures à échéance
Saisie des règlements
Gestion des extranets débiteurs : ecobill, groupanoo, edf .
Contrôle et effectue les ouvertures de compte en collaboration avec le service réservation
Vérifier la solvabilité des clients et la procédure de la facturation
Gestion des remboursements
Prépare une réunion mensuelle avec le service comptabilité et la direction sur le suivi des débiteurs divers
Contrôle encours client et vérifie que les factures hebdomadaires sont effectuées
Vérifier la solvabilité des clients et la procédure de la facturation
Mettre en place l'ensemble des procédures et tableaux de bord nécessaire aux contrôles et transmission des informations à la direction
3/ Responsabilités Intra et Inter-services
Il effectue le remplacement de l'agent de réservation et gère le surcroît d'appel
Il peut être amené à remplacer les différents postes en cas d'absence ou de besoin de renfort des personnes en place sur le front ou le back office
4/ RESPECT DES VALEURS DE L'ENTREPRISE/ SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES
Par son exemplarité, véhicule scrupuleusement les valeurs de l'entreprise (tenue et comportement irréprochables)
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