L'Espace Jean-Louis Dumas accueille quatre fois par an les Acheteurs du monde entier pour découvrir et acheter les Collections (Showroom et Previews). Entre 2 collections, l'espace devient un lieu où sont organisés des événements internes (formations, séminaires, conférences ou autre). Les missions : Durant l'activité formations/événements internes : * Réception des demandes de disponibilités et analyser la faisabilité * Gestion du planning de réservations et diffusion aux équipes internes et externes (prestataires) * Mise à jour du fichier Excel sur le réseau partagé avec toutes les informations relatives à l'événement * Être en lien étroit avec le prestataire restauration (demandes de devis, contrôle des devis, suivi) * Possibilité d'aide aux finitions des mises en place (ex : galettes des chaises,...) * Être en lien avec les équipes de sécurité EJLD (transmission des horaires des événements-listes des visiteurs, accès à la rue Intérieure pour le Comex...) * Anticiper la signalétique des événements du lendemain (mise en place des chevaux en bois, inscription sur les tableaux en verre (accueil et restaurant) * Être en lien avec notre équipe Finances pour la création des bons de commande, refacturation (Transmission des devis, des informations de refacturation) Durant les événements * Tout au long de la journée, rester vigilant(e) au bien-être des visiteurs, * Savoir répondre à toute demande (commande taxi, transport...), * A la fin de chaque journée, être sûr(e) que tout est prêt pour le lendemain, * Inscrire les événements sur le tableau d'accueil et mettre en place la signalétique (accueil, espace occupé et restaurant). Showroom / Preview Sous la responsabilité de la Coordinatrice des Showroom/Previews * Accueil des acheteurs (clientèle internationale) et des visiteurs sur 2 sites, * Remise de badges, stickers, contremarques déjeuners, selon les listes d'accès communiquées, * Gestion des listes d'accès (mise à jour), * Gestion du vestiaire avec l'aide du prestataire en fonction du nombre de personnes attendues, * Comptabilisation quotidienne des déjeuners * Gérer les demandes/réservations de taxis, de restaurants * Gérer les réservations des salles de réunions * Coordination des bus avec le représentant de la société et la sécurité interne * Comptabilisation quotidienne des bus * Tout au long de la journée, rester vigilant au bien-être des visiteurs * Gestion de tout imprévu pouvant arriver lors d'un événement * Participation éventuelle aux soirées des Acheteurs Missions entre les activités de l'espace Jean-Louis Dumas et le Showroom Durant l'inactivité de l'espace et le montage des espaces Showroom, le titulaire se verra confier des missions transverses * Aide à l'activité Showroom (sourcing / achats divers...) * Aide à l'organisation des évènements * Recueil des inscriptions auprès des RH * Mise à jour des listes Profil recherché : * Autonome, avoir le sens des initiatives et des responsabilités * Avenant, faire preuve d'une grande aisance relationnelle et d'adaptabilité * Aimer travailler en équipe, partager les informations * Rigoureux * Flexible, polyvalent, proactif * Patience et diplomatie * Fortes qualités relationnelles : courtoisie, amabilité, sourire, résistance au stress et réactivité * Très bonne présentation * Expression orale parfaite * Maîtrise des outils du Pack office * Anglais courant - 3ème langue appréciée
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