L’Espace Jean-Louis Dumas accueille quatre fois par an les Acheteurs du monde entier pour découvrir et acheter les Collections (Showroom et Previews).
Entre 2 collections, l’espace devient un lieu où sont organisés des événements internes (formations, séminaires, conférences ou autre).
Les missions :
Durant l’activité formations/événements internes :
1. Réception des demandes de disponibilités et analyser la faisabilité
2. Gestion du planning de réservations et diffusion aux équipes internes et externes (prestataires)
3. Mise à jour du fichier Excel sur le réseau partagé avec toutes les informations relatives à l’événement
4. Être en lien étroit avec le prestataire restauration (demandes de devis, contrôle des devis, suivi)
5. Possibilité d’aide aux finitions des mises en place (ex : galettes des chaises,…)
6. Être en lien avec les équipes de sécurité EJLD (transmission des horaires des événements-listes des visiteurs, accès à la rue Intérieure pour le Comex…)
7. Anticiper la signalétique des événements du lendemain (mise en place des chevaux en bois, inscription sur les tableaux en verre (accueil et restaurant)
8. Être en lien avec notre équipe Finances pour la création des bons de commande, refacturation (Transmission des devis, des informations de refacturation)
Durant les événements
9. Tout au long de la journée, rester vigilant(e) au bien-être des visiteurs,
10. Savoir répondre à toute demande (commande taxi, transport…),
11. A la fin de chaque journée, être sûr(e) que tout est prêt pour le lendemain,
12. Inscrire les événements sur le tableau d’accueil et mettre en place la signalétique (accueil, espace occupé et restaurant).
Showroom / Preview
Sous la responsabilité de la Coordinatrice des Showroom/Previews
13. Accueil des acheteurs (clientèle internationale) et des visiteurs sur 2 sites,
14. Remise de badges, stickers, contremarques déjeuners, selon les listes d’accès communiquées,
15. Gestion des listes d’accès (mise à jour),
16. Gestion du vestiaire avec l’aide du prestataire en fonction du nombre de personnes attendues,
17. Comptabilisation quotidienne des déjeuners
18. Gérer les demandes/réservations de taxis, de restaurants
19. Gérer les réservations des salles de réunions
20. Coordination des bus avec le représentant de la société et la sécurité interne
21. Comptabilisation quotidienne des bus
22. Tout au long de la journée, rester vigilant au bien-être des visiteurs
23. Gestion de tout imprévu pouvant arriver lors d’un événement
24. Participation éventuelle aux soirées des Acheteurs
Missions entre les activités de l’espace Jean-Louis Dumas et le Showroom
Durant l’inactivité de l’espace et le montage des espaces Showroom, le titulaire se verra confier des missions transverses
25. Aide à l’activité Showroom (sourcing / achats divers…)
26. Aide à l’organisation des évènements
27. Recueil des inscriptions auprès des RH
28. Mise à jour des listes
Profil recherché :
29. Autonome, avoir le sens des initiatives et des responsabilités
30. Avenant, faire preuve d’une grande aisance relationnelle et d’adaptabilité
31. Aimer travailler en équipe, partager les informations
32. Rigoureux
33. Flexible, polyvalent, proactif
34. Patience et diplomatie
35. Fortes qualités relationnelles : courtoisie, amabilité, sourire, résistance au stress et réactivité
36. Très bonne présentation
37. Expression orale parfaite
38. Maîtrise des outils du Pack office
39. Anglais courant – 3ème langue appréciée
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