Vous vous distinguez par votre rigueur, votre polyvalence et votre sens de la confidentialité et du service public. Organisé(e) et doté(e) d'une grande capacité d'anticipation, vous savez gérer les priorités et assurer la fluidité du quotidien des élus locaux. Vous veillez à la sécurité et à l'efficacité des missions confiées. Relais de l'image de la collectivité auprès des partenaires, des institutions et du public, vos compétences techniques et relationnelles sont des atouts essentiels pour ce poste.
Vous assurez les missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique, filtrage et hiérarchisation des demandes, gestion des relations avec les administrés, les élus, les partenaires institutionnels et les citoyens
- Prise en charge du secrétariat du Maire et des élus de la commune en tant qu'interlocuteur de premier niveau pour les partenaires institutionnels. Aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier
- Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants et des courriers de la collectivité
- Préparation, gestion et suivi de dossiers de travail, organisation d'événements, de déplacements et de réunions officielles. Organiser l'agenda et plus généralement la vie professionnelle du Maire (planning, courriers, déplacements, rendez-vous, sollicitations.)
- Préparation des rendez-vous du Maire et des Adjoints, élaboration des fonds de dossier
- Suivre les projets et activités de la Direction Générale (gestion et suivi des dossiers, priorisation, tenue de tableaux de suivi.)
- Assurer un relais efficace entre l'administration et les élus, assister les élus du conseil municipal dans leurs missions, leur apporter conseil et appui dans leur quotidien (agenda, calendrier des réunions, suivi de présence.)
- Organiser et planifier des réunions (rédaction des ordres du jour, prise de note, rédaction de compte-rendus.) et des évènements (invitation, préparation, mise en place, compte-rendus.)
- Gérer et organiser les commémorations patriotiques en lien avec l'élu référent
- Renforcer l'équipe à l'accueil en cas d'absence
- Administrer les listings de la collectivité en conformité avec le RGPD, participer à la mise en œuvre d'un CRM et en assurer la gestion
- Suivi de l'actualité, veille législative, rédaction de textes, de communiqués (avec le service communication)
- Interface entre les différents services, les partenaires ext. et l'ens. des élus
Compétences techniques & administratives :
- Connaissance de l'env. des collectivités appréciée
- Maitrise parfaite des outils bureautiques
- Connaissances en organisation et gestion du temps de travail
- Règle d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification
- Excellente capacité de rédaction (courriers, notes, comptes rendus, discours), avec une maîtrise irréprochable de l'orthographe et de la grammaire
- Connaissance de l'env. des collectivités territoriales, du fonctionnement des institutions publiques et des enjeux politiques et institutionnels
- Maîtrise des procédures admin., gestion des agendas, organisation & suivi de réunions, gestion du courrier, dossiers sensibles
- Capacité d'analyse, synthèse et veille documentaire
Qualités personnelles & relationnelles
- Organisation, rigueur, gestion des priorités, grande réactivité
- Diplomatie et discrétion absolue
- Excellente présentation, aisance relationnelle
Plus d'informations sur le site de la Ville
POSTE A POURVOIR AU 1er SEPTEMBRE 2025
Envoi des candidatures (lettre motivation + CV) avant le 30 juin 2025
Entretiens la 1er ou 2 semaine de juillet
A adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Baume les Dames
Hôtel de Ville
3, Place de la république
25110 BAUME LES DAMES
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