Employeur
L’IUT de Bordeaux, composante de l’université de Bordeaux, est présent sur 4 sites géographiques : Agen, Bordeaux-Bastide, Gradignan, Périgueux. Il se positionne comme l’un des IUT les plus grands et les plus diversifiés de France.
Carrefour entre étudiants et employeurs, l’IUT de Bordeaux développe des relations partenariales de qualité avec les acteurs socio-économiques de chacun des quatre sites et au niveau national. Ces liens tissés depuis plus de 50 ans sont un gage de qualité des diplômes délivrés dans les 16 départements de formation de l’IUT.
Le département Génie Mécanique et Productique de l’IUT de Bordeaux (GMP) délivre le diplôme du BUT GMP visant à former des généralistes des industries mécaniques quel que soit le secteur d’activité. Il propose également de suivre la licence professionnelle Organisation Management des Services de l’Automobile (OMSA).
Au cœur de partenariats innovants, notamment avec la Région Nouvelle Aquitaine pour ses équipements, avec les entreprises pour la réussite de ses étudiants, le département GMP veut aussi promouvoir l’enseignement et les métiers technologiques et scientifiques. Son plateau technologique est constitué de plus 40 MOCN (usinage et tôlerie), d'une MMT, d'une fonderie, d'une salle de soudage, de divers robots, d'une salle d'impression 3D, et d'un hall de caractérisation des matériaux ... Conscient des besoins du tissus industriel aquitain, il forme les cadres intermédiaires de demain.
Il accueille 260 à 280 étudiants dont 50% d’apprentis. 24 enseignants et enseignants-chercheurs titulaires, 12 personnels BIATSS, une trentaine de vacataires constituent l’équipe pédagogique du département.
Votre mission
Le secrétariat du département comprend 3 personnes dont 2 assurent les missions liées à la direction des études et à l’accompagnement des étudiants. La personne recrutée assurera la gestion financière du département et assistera la direction du département dans ses missions.
Avec son cœur de métiers au sein des activités secondaires ancrées sur les besoins de l’industrie, doté de plateaux techniques, le département GMP fait de nombreuses commandes, répond régulièrement à des appels à projet pour investir dans du matériel très coûteux et construit fréquemment des appels d’offres pour l’acquisition de ces matériels. La personne en charge de la gestion financière peut agir sur plusieurs lignes budgétaires. La gestion des immobilisations est également importante pour tenir compte des évolutions régulières de matériels.
La population étudiante comporte 50% d’apprentis et une cinquante de stagiaires en formation initiale dont l’encadrement nécessite le déplacement des enseignants. Cela génère de nombreux ordres de mission, y compris à l’international. La personne en assurera la gestion.
Le département emploie également des vacataires d’enseignement pour assurer une partie de la formation. L’adjoint-e en gestion administrative appuie l’enseignant référent dans ses échanges avec les vacataires, assure la mise en place de leur dossier et vérifie leur complétude et leur éligibilité.
Enfin, la personne recrutée intègrera aussi l’équipe en charge de la gestion de la campagne de la collecte sur solde de la taxe d’apprentissage. Elle assurera le suivi des recettes, l’envoi des informations aux entreprises, les échanges avec les entreprises.…
La mission s'articule autour de la gestion administrative et de la gestion financière :
- assurer la gestion financière et comptable du département en liaison avec le Chef de Département.
- Assurer le secrétariat de direction, et la communication externe du département
Les activités principales du poste sont les suivantes:
1. Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
2. Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
3. Classer et archiver des documents
4. Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
5. Retranscrire des informations orales à l'écrit
6. Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
7. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
8. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
9. Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
10. Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
11. Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
12. S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
13. Consigner les procédures applicables dans son domaine
14. Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure
15. Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
16. Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
17. Enregistrer les données budgétaires
18. Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
19. Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
20. Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
21. Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
22. Etablir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
23. Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
24. Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)
25. Suivre l'exécution du budget, préparer les décisions budgétaires modificatives
Vos atouts / Vos talents
Titulaire d’un diplôme de niveau 3 (ou plus) dans le domaine de la gestion administrative et/ou financière et comptable
Savoirs :
26. Culture internet
27. Tableur
28. Environnement et réseaux professionnels
29. Techniques d'accueil téléphonique et physique
30. Techniques d'élaboration de documents
31. Techniques de communication
32. Systèmes d'information budgétaires et financiers
33. Marchés publics
34. Finances publiques
35. Règles et techniques de la comptabilité
Savoir-faire :
36. Accueillir et prendre des messages
37. Utiliser les outils bureautiques
38. Accueillir les populations concernées
39. Enregistrer et classer les documents
40. Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
41. Rédiger des rapports ou des documents
42. Savoir rendre compte
43. Travailler en équipe
44. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
45. Mettre en œuvre des procédures et des règles
46. Communiquer et faire preuve de pédagogie
47. Assurer le suivi des dépenses et des recettes
48. Appliquer des règles financières
49. Analyser les données comptables et financières
Savoir-être :
50. Réactivité
51. Sens de l'organisation
52. Sens relationnel
53. Rigueur/fiabilité
54. Sens de la confidentialité
Pour un CDD, une expérience avérée dans le domaine de la gestion financière est souhaitée.
Plus d’informations :
Basé à Gradignan (Tram B arrêt Montaigne-Montesquieu, Liane 31 arrêt Village 6-IUT, Vcub)
Titulaire de catégorie C ou CDD de 12 mois
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
Pour les agents contractuels : 1946.53€ brut mensuel avec prime
Pour les agents titulaires : IFSE socle
Avantages liés au poste : Comme tous les personnels de l’Université sur le site de Gradignan, vous aurez accès à de nombreux services (accès à la bibliothèque, au restaurant universitaire à un tarif préférentiel, sport…).
50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Des offres loisirs, sport et culture
Possibilité de parking du personnel
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d’accueil et de formations
Télétravail possible
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.