Responsable du pôle scolarité

Le ou la Responsable du Pôle Scolarité aura pour mission principale de planifier et organiser l’activité des 4 agents qu'il(elle) encadre, en cohérence avec les objectifs du service. Il(elle) devra être capable d’être un soutien à l’activité du service .

Il(elle) organise la rentrée universitaire et les inscriptions administratives en veillant à l’information des étudiants, prépare les jurys et consolide la saisie des notes pour toutes les formations. Il(elle) contrôle les actes de gestion de la scolarité (contrats d’études, gestion des élèves en dette, inscriptions pédagogiques, cohérence des bordereaux de notes)

Il(elle) s'assure de l'édition des diplômes jusqu’à leur signature et de leur délivrance lors de la cérémonie de remise des diplômes (RDD).

Il(elle) coordonne et organise les concours "licence" et "apprentissage" avec le SCAV (service des concours vétérinaires et agronomiques).

Il(elle) participe aux réunions du groupe de travail Pégase et sera le(la) Référent(e) adjoint(e) de l’application Smart Certificate, coffre-fort numérique pour les élèves.

Connaissances :

• Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur et des formations d’ingénieurs

• Connaissance des instances d’université en charge de la formation étudiante

• Connaissance des procédures de gestion de la scolarité

• Maitrise des cadres règlementaires encadrant les formations d’ingénieurs

• Connaissance de la démarche qualité ISO 9001 en école d’ingénieurs

Compétences opérationnelles :

• Savoir utiliser les bases de données

• Savoir utiliser logiciels spécifiques à l’activité : Pégase (gestion des étudiants de l’inscription à la délivrance du diplôme), ADE (gestion des emplois du temps) et Eudonet (gestion des stages)

• Capacité à concevoir des documents, des tableaux de bord

• Savoir planifier son activité et respecter les délais

• Savoir informer et conseiller ses interlocuteurs

• Rédiger des documents d'information et de communication

• Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe

Compétences comportementales :

• Sens du travail en équipe

• Capacité à travailler dans des délais contraints

• Sens de l’initiative, être force de proposition

• Aptitude à rendre compte à sa hiérarchie

Conditions particulières d’exercice :

Contraintes et difficultés : respect des délais et gestion des sollicitations (très importantes en juillet, de septembre à décembre), travail en équipe.

Pas de télétravail possible la première année

Intérêts du poste : diversité des tâches et des interlocuteurs (étudiants, enseignants, intervenants et organismes extérieurs)

Diplômes :

Niveau Bac+2

Expériences :

Une première expérience dans l'enseignement supérieur est fortement souhaitée.

Statut :

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 12 mois)

Catégorie :

B Technicien - BAP J

Rémunération :

Titulaire : En fonction de votre la grille indiciaire + IFSE de Toulouse INP

Contractuel :Selon la grille indiciaire de la fonction publique TECH INM 373 et de l’ancienneté (Compris entre 1836,20€ et 2146,33€) + Prime mensuelle de 150€

Avantages :

Avantages sociaux et cadre de travail

- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage).

- Campus accessibles en transport en commun.

- Subvention restauration collective.

- Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale …).

Équilibre vie personnelle et professionnelle

- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein.

- Possibilité d’organiser son temps complet sur 4,5 jours.

- Possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours, après 1 an en poste

- Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents.

Accompagnement

- Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours).

- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.

Pour postuler :

Transmettre CV + Lettre de motivation

Fin de publication le 05/07/2026

Processus de recrutement :

• Les candidatures seront traitées dans un délai d’environ 15 jours après la fin de publication du poste.

• Tous les candidats recevront un retour sur les suites données à leur candidature

• Les personnes retenues pourront être convoquées à une ou plusieurs auditions

• Les réponses sont envoyées à l’issue de la procédure de recrutement.

• Dans le cas où des tests sont mis en place, les candidat.e.s seront prévenu.e.s en amont

Créé en 1969, Toulouse INP est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche, ainsi qu’un élément fondateur du paysage universitaire toulousain. L’établissement se distingue par son offre variée avec des formations saluées pour leur excellence académique. Reconnu ainsi que ses écoles dans les classements nationaux et internationaux, Toulouse INP est membre du groupe INP, premier réseau français d’écoles d’ingénieurs.

Ecole interne de Toulouse INP, AgroToulouse est un acteur majeur de la formation et de la recherche en lien étroit avec les professionnels du vivant. Elle héberge 6 laboratoires de recherche en partenariat avec l’INRAE et le CNRS, et accueille près de 850 étudiants, dont des promotions de 180 élèves ingénieurs en agronomie mais également le Diplôme National d’Œnologue. Elle est co-accréditée avec plusieurs Universités Toulousaines dans le cadre de formations de Masters.

La personne recrutée rejoindra le Service d’Appui à la Formation et à l’Accompagnement des Elèves (SAFAE) qui est composé de 3 pôles chargés du suivi administratif et pédagogique des élèves ingénieurs et de l’appui à l’organisation de la formation : le Pôle scolarité, le Pôle appui à la pédagogie et le Pôle accompagnement des élèves. L'activité du service s'inscrit dans le cadre d'une démarche qualité ISO 9001.

Le(la) responsable du Pôle Scolarité sera placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du SAFAE.