Assistant de direction f/h

Description de la mission

Sous lautorité de la directrice de la DMTS, vous assurez son secrétariat et celui de son directeur adjoint. Vous apportez une assistance dans la gestion administrative et lorganisation des informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Vous assurez le rôle de correspondant annuaire et correspondant informatique pour la direction.

Vous prenez notamment en charge les activités suivantes :

1. assurer laccueil physique et téléphonique (filtrage des appels, transmission des messages, prise de rendez-vous) ;
2. gérer les agendas, planifier, organiser et suivre les réunions (conception et mise en forme de supports de réunion, constitution des documents préparatoires et diffusion aux participants et participantes, gestion et organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions) ;
3. rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
4. mettre au point un tableau de bord et assurer le suivi RH des effectifs de la direction (départs, arrivées, évolutions, mobilités, demandes de remplacement, suivi des arbitrages, formations) ;
5. administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.), gérer lannuaire de la direction (correspondant annuaire) ;
6. assurer le suivi des matériels et logiciels nécessaires aux personnels de la direction, assurer le suivi des demandes auprès de la direction informatique (correspondant informatique) ;
7. proposer et rédiger, en autonomie ou en appui des responsables concernés, des communications concernant les opérations conduites par la direction à destination des personnels et/ou des visiteurs. En assurer la diffusion directement ou via la communication interne ;
8. administrer, assurer le suivi, archiver et classer lensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec lensemble des équipes opérationnelles et assistants administratifs des départements, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques. Sassurer auprès des assistants administratifs des départements de la connaissance des process en place et de leur application ;
9. assurer la gestion des abonnements des revues et du fonds documentaire techniques de la direction (papier et numérique) ;
10. établir des commandes via la plateforme dédiée pour les activités directement rattachées à la direction et en assurer le suivi ;
11. gérer lapprovisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc. ;
12. assurer ladministration RH, en lien avec la DRH, des personnels de la direction (gestion des absences planifiées et congés, assistance à la planification des personnels PPH le cas échéant).

Profil

Votre profil :

Bac /3 en assistanat de direction ou équivalent.
Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en environnement BTP et / ou culturel.


13. Excellente maîtrise du français (écrit et oral), très bon niveau dorthographe. Excellentes qualités rédactionnelles et aisance à loral
14. Connaissance des procédures administratives en établissement public
15. Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
16. Expérience avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
Organisation, rigueur, autonomie et gestion des priorités.
Diplomatie, sens du service, excellent relationnel et capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs.
17. Réactivité, adaptabilité, et capacité à appréhender des sujets variés.
18. Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.
Curiosité intellectuelle, intérêt pour le monde de la culture et des musées.


Vous avez le sens de lorganisation, un excellent relationnel et aimez être au cœur de laction ? Rejoignez notre équipe en tant quassistant·e de direction et contribuez au bon fonctionnement de la direction en assurant une coordination efficace et un appui administratif de qualité.