Secrétaire médico-social — h/f

Secrétaire Médico-Social — H/F Sous l’autorité du Directeur de Secteur et la Directrice Adjointe, en collaboration étroite avec la Secrétaire de Direction et les Chefs de Service, le/la Secrétaire Médico-Social (H/F) aura en charge d’exécuter le traitement et le suivi de dossiers administratifs, les travaux de documentation, bureautique et de classement, l’accueil physique et téléphonique. Les principales missions seront : • Accueil physique et téléphonique • Accueillir l’ensemble des personnes se présentant dans le service ou l’accueil de l’Établissement (familles, fournisseurs, visiteurs, partenaires extérieurs) et les orienter auprès des personnes concernées • Prendre les appels téléphoniques du standard, les enregistrer sur le cahier d’appels et les transférer • Gestion et élaboration de documents administratifs • Établir les comptes rendus des réunions des différents services • Élaboration, rédaction et diffusion et/ou expédition de documents administratifs • Dactylographier et mettre en forme divers courriers • Gestion du courrier et archivage • Mise sous pli, affranchissement et envoi (courrier départ) • Réception, tri, distribution (courrier arrivée) • Classement et archivage des documents institutionnels • Gestion des commandes et des stocks • Commander repas des prestataires et salariés de la structure • Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes • Gestion administrative des documents des salariés et des résidents • Alimentation et mise à jour des dossiers administratifs salariés • Alimentation et mise à jour des dossiers administratifs résidents sous Imago • Tenir jour les fichiers Entrées/Sorties des résidents • Attestations CAF des résidents compléter • Support auprès de la Secrétaire de Direction • Impression des factures • Centraliser dans un parafeur les documents à faire signer à la Direction • Déplacements • Déplacements ponctuels dans le cadre des missions (siège Hvea, La Poste, institutions diverses) Conditions d’emploi : CDI Temps plein Statut : non cadre - Convention Collective du 15 mars 1966 - Rémunération selon la grille et reprise d’ancienneté de la convention - Accord d’entreprise sur l’aménagement du temps de travail du 18 mars 2015 avec attribution de repos supplémentaire • Diplôme dans l’administratif - niveau 3 • Maîtrise du pack office et des technologies liées internet • Connaissance du secteur associatif appréciée Parmi vos qualités, nous apprécierons tout particulièrement : • Savoir-être, dynamisme, rigueur • Sait rendre compte au(x) supérieur(s) hiérarchique(s) • Sens de l’organisation, du contact et de la communication • Respect de la confidentialité • Polyvalence et réactivité • Goût pour le travail en équipe HEVEA - FOYERS OLIVAIE Envie de vous épanouir professionnellement dans un environnement dynamique ayant des valeurs qui vous correspondent ? Bienveillance, exemplarité et coopération sont les valeurs socles de l’association. Alors rejoignez HEVEA, une association du médico-social ! Venez enrichir les équipes avec vos qualités humaines qui seront appréciées et vos compétences techniques valorisées et enrichies par le biais de formations professionnelles tout au long de votre parcours au sein de l’association qui est présente dans le secteur du handicap et de l’enfance. La richesse de l’accompagnement c’est vous ! Avantages de rejoindre HEVEA : - Attribution de jours de congés supplémentaires en fonction du poste et de la structure d’affectation ainsi que des journées RTT ; - Des conditions de travail avec une QVT active qui permet l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle avec des avantages sociaux supplémentaires par le biais d’accords : congés enfants malade et proche aidant, autorisation d’absence pour la rentrée scolaire … - Mobilité interne permettant un parcours professionnel dans les secteurs du handicap et de la protection de l’enfance ; - Plan de mobilité concernant l’optimisation des trajets domicile- travail (prise en charge financière des transports en commun à 60%, prise en charge des frais engagés pour les salariés se déplaçant à vélo ou en trottinette électrique, participation à la prise en charge des locations de vélos ou trottinettes électriques, prise en charge des abonnements parking vélo lors de trajet vélo / transport en commun) - Un plan de formation mutualisé et dynamique avec de nombreuses formations collectives. A l’écoute des besoins en formation des salariés en lien avec les priorités employeurs - Œuvres sociales permettant des avantages tels que place de cinémas, chèque culture, vacances, cadeaux. Jouy-le-Moutier Diplôme dans l’administratif - niveau 3 Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDI Secrétaire médicale