Gestionnaire administratif des stages

REF 1117

Mission

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. À ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Le pôle Stages est rattaché au service Vie académique de la Direction des Formations.

La direction des formations est chargée de toutes les actions de formation. Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel.

Dans le cadre de leur cursus les apprenants des différentes formations (Ingénieurs, Masters, Mastère spécialisé®) doivent effectuer des immersions professionnelles sous la forme de stage afin d'acquérir de l'expérience. La mission principale du pôle Stages est d’organiser le suivi administratif de ces stages. Il s'agit principalement d'accompagner les apprenants dans l'édition de leur convention de stage dans le respect de la législation en vigueur, d'organiser la logistique des soutenances et le suivi des restitutions.

Le pôle Stages est composé de 4 gestionnaires et d'un chef de pôle, il travaille en collaboration avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le suivi des stages (Services de l'ISAE-SUPAERO, enseignants et entreprises). Chaque gestionnaire est responsable des stages d’une population d’étudiants qu’il est chargé de suivre et d’accompagner de bout en bout. Il est également en support des activités des autres membres du pôle et des activités transverses. Il participe aux activités d’amélioration du pôle et il est référent principal sur une thématique définie (Communication, couverture sociale en stage, veille juridique, catalogue des stages et évolutions, outils numériques, etc..).

Missions :

Assurer la gestion administrative des stages des étudiants :
- Gérer les demandes de départ en stage et assurer le traitement des conventions de stage jusqu’à leurs signatures
- Saisir et mettre à jour les données des stages sur la base de données de gestion des étudiants,
- Assurer le suivi des étudiants en stage ou en recherche de stage conformément à leur parcours de formation et aux obligations requises pour être diplômé, (période, durée, obligation de stage en entreprise, stage de recherche…etc…)
- Être en relation avec les étudiants, professeurs responsables et les autres services de l’Institut (Scolarité, Mobilité, Career Center…) ainsi que les entreprises d’accueil.

Assurer l’accueil et la diffusion d’information :
- Communiquer les informations relatives aux stages auprès des étudiants
- Répondre aux sollicitations des étudiants et assurant leur accompagnement (email, accueil physique, téléphonique, renseignements divers …etc…)
- Assurer la relation avec les organismes d’accueils (entreprise, laboratoire…)
- Diffuser les informations nécessaires aux professeurs responsables et enseignants référents.
- Participer à la mise à jour des informations diffusées sur les stages et à l’évolution des moyens de communication. (Plateforme interne, email d’informations, tutoriel…etc…)

Assurer l’organisation des soutenances de stage :
- Mettre à jour et diffuser les données de stage,
- Assurer la préparation et l’organisation logistique des soutenances de stage,
- Gérer la diffusion des plannings de soutenances,
- Gérer la logistique d’accueil et de convivialité des jurys
- Informer les personnes concernées (étudiants, professeurs, poste de garde…)
- Saisir les notes et évaluations

Contribuer aux activités transverses du pôle :
- Contribuer à la mise à jour des notes d’organisation et de l’information sur la plate-forme pédagogique
- Mettre en place et répondre à des enquêtes liées aux stages (indicateurs, listes …Etc…)
- Contribuer à l’organisation de réunions de bilan, retours d’expérience, amphis d’information …

- Contribuer au suivi des césures.
- Contribuer à l’évolution des outils et l’amélioration des activités du pôle et des missions du bureau en lien avec le Chef du pôle.
- Contribuer à la mise en place des stages dans le cadre des nouvelles formations mises en place par l’ISAE-SUPAERO en lien avec les chefs de programme



Profil

Savoir-faire :

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Capacité d’organisation

Bonne communication écrite et orale

Capacité à structurer, prioriser et respecter des délais

Travailler en équipe

Communiquer en Anglais (écrit, oral)

Connaissance de l’enseignement supérieur (souhaitable)

Anglais (niveau B1)


Savoir-être :

Sens du relationnel et esprit d’équipe

Capacité à gérer le stress dans les situations d’urgence

Adaptabilité et réactivité

Sens du service public et de la qualité d'accueil

Rigueur, fiabilité

Autonome et esprit d’initiative


------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Modalités de candidature :


Pour seulement un complément d'informations : Mme REGOLO, cheffe du pôle stages, virginie.regolo@isae-supaero.fr

Pourquoi nous rejoindre :


Date limite de réception des candidatures : 12 avril 2026

Durée du contrat : 12 mois, à partir du 1er juillet 2026


Rémunération : selon l’expérience

Diplôme BAC+2 serait souhaitable


Adhésion mutuelle (PSC) du ministère des armées sous conditions

25 jours de CA, 18 jours de RTT et 11 jours de basse activité (fermeture imposée de l'institut)

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.