Chargé d'accueil et d'orientation (h/f) - arcueil

Vos missions en quelques mots Accueillir, renseigner, orienter le public (accueil téléphonique et physique) * Accueil physique et téléphonique (standard) - Ecouter la demande exprimée et orienter le demandeur vers le service ou la personne approprié - Tenir à jour les fiches de procédures nécessaires à l’exercice d’un accueil de qualité - Renseigner le public sur place - En fonction de la nature de la demande : Traiter la demande, orienter le public vers les services ou organismes compétents - Délivrer les documents administratifs de base - Assurer la mise en place matérielle des consultations du public lors des enquêtes publiques, assurer la mise à jour des registres des consultations, accueillir les commissaires enquêteurs * Traitement de dossiers : - Remise des attestations d’accueil - Macarons zones vertes : vérifier l’ensemble des documents nécessaires pour la délivrance des macarons résidents (mail, physique) ; enregistrement des demandes dans un fichier Excel dédié et délivrance du macaron zone verte - Prendre les demandes de rendez-vous avec les élus (fiche navette à remplir) * Suivi de la documentation : - Gérer, actualiser et diffuser au public un fond de documentation en collaboration avec les services - Afficher des informations * Suivi de la gestion des salles de réunion, du véhicule de prêt et des vélos de prêt : - Tenir le planning des salles de réunion de l’hôtel de ville ainsi que le planning du véhicule de prêt et des vélos électriques * Gestion des clés des bâtiments communaux : - Vérification des plannings et remise des clés aux associations ou autres - Vérification de la bonne tenue du cahier de suivi des clés * Assurer un lien avec les gardiens de l’hôtel de ville : Tenir à jour le cahier de liaison avec les gardiens, noter toute information importante pour le bon fonctionnement du poste de gardien Fonctions et activités secondaires : * Accueil : - Réceptionner les colis et s’assurer de leur remise aux différents services - les bio sceaux. : Remise aux administrés et tenue d’un registre * Divers : Participer ponctuellement aux autres activités du service Profil recherché * Le savoir : - Connaître l’organisation et les activités des services, l’organigramme de la Collectivité - Les techniques et outils de communication : - Les techniques d'écoute - Les techniques de gestion de l’agressivité - Les techniques de capitalisation et de classement de documents - Les tâches administratives simples et variées transférées par les services - La législation s’appliquant à la délivrance des titres d’identité, des passeports… * Le savoir faire : - Accueillir le public avec amabilité - S’exprimer clairement - Reformuler les demandes - Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité - Exécuter des tâches administratives simples.se servir d’un micro-ordinateur et de logiciels World, Excel,… - Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage aux usagers ou au sein des services * Le savoir être : - Etre aimable, attentif et disponible - Savoir garder son sang-froid et gérer une situation conflictuelle - Aimer être en contact constant avec les usagers