Une entreprise partenaire de l'école de commerce Pigier Montpellier recherche un(e) alternant(e) en tant pour le poste d'assistant administratif et travaux H/F.
Descriptif de la mission :
En tant qu'assistant(e) travaux et administratifs accompagné(e) par la responsable du service, vous serez en charge d'assister les équipes des chantiers dans la gestion de leurs activités.
Vous aurez pour mission d'organiser et de coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de l'activité.
Il vous sera demandé :
D'être un appui aux opérationnels dans la recherche et suivi des fournisseurs ou des sous-traitants :
Prospection : recherche active de fournisseurs et sous-traitants potentiels.
1. Collectes des documents administratifs des sous-traitants.
2. Elaboration des contrats de sous-traitance et suivi administratif des salariés détachés.
3. Rédaction des demandes d'agrément des sous-traitants.
4. Gestion de la documentation et de la facturation des sous-traitants.
5. Passation de commandes auprès des fournisseurs sélectionnés.
6. Coordination et suivi des livraisons.
7. Contrôle des factures fournisseurs et gestion des anomalies (demandes d'avoirs ou autre)
D'assurer la gestion des notes de frais et des déplacements :
8. Aide à la préparation des notes de frais des employés.
9. Organisation et coordination des déplacements professionnels (réservation de billets, d'hôtels, etc.).
10. Suivi des remboursements et des justificatifs.
Rechercher de main-d'œuvre temporaire :
11. Identifier et contacter les agences d'intérim pour répondre aux besoins en renfort sur les chantiers.
12. Mise en place des contrats de travail temporaire.
13. Suivi des heures travaillées par les intérimaires.
14. Recherche de profils adaptés aux besoins de l'entreprise.
15. Gestion des facturations des heures réalisées par les intérimaires.
16. Veiller à la conformité aux règles en vigueur concernant le recours aux travailleurs temporaires.
Suivi des travailleurs détachés :
17. Collecte et contrôle de la documentation liée aux travailleurs détachés par nos sous-traitants étrangers.
Autres missions :
18. Suivi des contacts et des relations avec les partenaires commerciaux, les clients et les fournisseurs.
19. La tenue et le suivis des dossiers commerciaux, clients, chantiers, salariés, etc
20. La saisie de données et la mise en place de l'ERP
Votre profil :
Diplôme : Vous préparer un diplôme bac+2/3 en gestion administrative, assistanat ou gestion de la PME.
Experience :
Vous avez une première expérience réussie en stage de secrétariat/d'assistanat commercial,de gestion ou administratif. la connaissance du secteur du BTP serait un plus.
Compétences :
Pack office, outil informatique
Qualités idéales :
21. La qualité principale nécessaire pour ce poste est l'organisation.
22. Vous êtes également dynamique, à l'aise pour communiquer à l'oral ou à l'écrit, vous devez maîtriser l'outil informatique.
23. Vous avez envie d'apprendre dans une entreprise investie qui saura vous accueillir et accompagner.
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