Assistant gestionnaire appels d'offres

Description de l'entreprise

Notre client ; la société Sud-Ouest Signalisation, est une entreprise Française spécialisée dans la fabrication et la distribution de produits de panneaux de signalisation à destination des collectivités territoriales.

Fort d’un développement sur les dernières années et toujours animée d’une volonté de croissance, cette PME basée en Occitanie est aujourd’hui adossée à un groupe Français pour accroître son développement.

Dans ce contexte, Sud-Ouest Signalisation recherche son (sa) :

ASSISTANT(E) GESTIONNAIRE APPELS D’OFFRES MARCHÉS PUBLICS (H/F)

Missions

1-Veille et sélection des appels d’offres

Consulter de manière récurrente les sources de publication des appels d’offres publiques, et quelques privés identifiés avec la direction commerciale

* Retirer les DCE et les classer sur le OneDrive MP
* Référencer les nouveaux AO dans le tableau de suivi des marchés avec le détail de toutes les caractéristiques
* Suivre les évolutions d'AO (QR / modifs) et MAJ des infos serveurs et tableau suivi

2- Réponse aux appels d’offres

Analyser en amont le contenu des dossiers pour s’assurer de la faisabilité technique et financière, de l’adéquation avec les moyens de l’entreprise ainsi que dans l’intérêt économique

* Etablir la check list de réponse au marché en fonction des pièces du dossier RC CCTP autres

Rédiger la partie administrative des réponses aux appels d’offres, vérifier la parfaite adéquation à l’ensemble des exigences du cahier des charges

* Préparer les documents administratifs de réponse (DC1, DC2 ,etc.)

Constituer et consolider les dossiers de candidature, les faire valider en interne

* Tenir à jour les documents administratifs de réponse en lien avec les autres services

Suivre toutes les phases de la procédure jusqu’à contractualisation

* Répertorier les demandes complémentaires liées à un marché (nego, OAB, IC)

Gérer la sous-traitance : sourcing, demande de devis, déclarations légales

* Réaliser les demandes de DC4 + dossier administratif aux sous-traitants et les renouveler selon la périodicité nécessaire
* Faire le suivi annuel des renouvellements et tenir à jour un planning des sous-traitances

Etablir des demandes d’échantillon au secteur production, définir la demande, suivre la fabrication pour respecter les délais de réponses, faire valider les échantillons par le chargé d’affaires ou la direction commerciale

* Saisir les devis/commandes d’échantillons
* Suivre les commandes afin de tenir le délai impératif
* Faire les fiches d'identification des échantillons
* Contacter les partenaires de transport afin d'obtenir la meilleure solution pour assurer la livraison en temps

3- Activités spécifiques

Avoir une gestion efficiente dans les réponses aux appels d’offre

* Etablir et optimiser des process de réponse aux appels d’offres

- Réaliser la check list des éléments de réponse à l'AO

- Etablir le dossier de candidature

- Etablir les AE et autres pièces contractuelles

- Finaliser les pièces financières avec éléments validés (BPU, DQE, cata)

- Réaliser le pré-mémoire technique à partir des documents maitres

- Adapter le mémoire aux spécifités du marché (RC, CCTP) en fonction des éléments ciblés en amont

- Réaliser le pré-mémoire technique à partir du cadre défini par le MOA

- Réaliser une relecture des éléments produits à l'aune des éléments demandés dans le RC et ciblé par l'équipe commerciale

* Assurer une collaboration avec le service commercial, évaluer le taux de réussite, analyser les causes d’échec

-Informer le Responsable marché des évolutions liées aux marchés répondus

-Mettre à jour le tableau de suivi + demande des infos complémentaires au client (RAO service marché)

* REUSSITE

-Mettre à jour le tableau de suivi avec toutes les infos liées à l'AO (données, sous traitance, révision, insertion, GAPD, etc.)

-Réaliser les documents du nouveau marché (mise sur serveur dans client, BPU +-), création client éventuelle en lien avec le service compta

Profil :

Nous recherchons un profil junior ayant une formation initiale dans le domaine du droit public ou en rapport avec les marchés publics.

Vous avez une 1ère expérience en conduite de réponses à appels d’offres dans le domaine des marchés publics de préférence, ce qui vous permet d’avoir les bases de connaissance nécessaires sur les marchés publics (incluant la partie juridique), la gestion administrative, la capacité rédactionnelle, …

Au-delà de la compétence technique, vous êtes doté d’un tempérament rigoureux et organisé. De bonnes capacités d’analyses et de synthèse ainsi qu’un bon relationnel sont aussi essentiels pour réussir dans ce poste. Réactif, vous gérez bien vos priorités et faites preuve d’autonomie.

Vous maîtrisez les outils Office et en particulier Excel ainsi que les outils digitaux (Web, ERP…).

Poste ouvert en CDI basé à Marssac sur Tarn