Cadre administratif de pole (h/f)

[63356] CHU DE MONTPELLIER
Assister le Chef de pôle et les adjoints au chef de pôle dans leur rôle de gestion administrative et financière et assurer notamment le suivi et l'exploitation des outils de pilotage et d'évaluation. Il exerce cette mission en lien étroit avec le Cadre Supérieur de Santé du Pôle.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Vie et projets institutionnels
Organisation et fonctionnement du pôle
-Contribuer au pilotage du pôle sous la responsabilité du chef de pôle, en collaboration avec l'adjoint du chef de pôle et le cadre supérieur de santé. Etudier, prioriser et valider les projets et les besoins courants ;
-Travailler en relation directe avec la Direction de Site sur le pilotage des objectifs de la feuille de route du pôle et sur les aspects projets et transformation des organisations ;
-Organiser les instances de travail collaboratives du pôle (bureau de pôle, conseil de pôle) : élaboration des ordres du jour, élaboration des comptes rendus ou relevés de décisions et suivi des actions ;
-Garantir le respect de la structure du pôle et transmettre aux directions fonctionnelles les changements provisoires ou définitifs de la structure du pôle ;
-Assurer une veille spécifique en matière règlementaire ;
-Assurer l'interface entre le pôle et les directions fonctionnelles ;
-Participer aux réunions de gouvernance du CHU ;
Gestion de projet y compris projets institutionnels :
-S'assurer du positionnement du projet dans les orientations du Projets d'Etablissement
-Coordonner l'instruction, l'élaboration et l'évaluation des projets ainsi que leur déclinaison opérationnelle et la réalisation du bilan de mise en oeuvre en lien avec les acteurs du pôle et les directions fonctionnelles concernées ;
-S'assurer de la validation des projets par le chef de pôle et de leur coordination avec la Direction de Site et la Direction des Affaires Institutionnelles ;
-Centraliser l'instruction des appels à projets (AAP) concernant le pôle en respectant le circuit des AAP (SharePoint) ;
-Participer à l'élaboration du projet d'établissement, à la rédaction du rapport d'activité annuel et à la mise en oeuvre Schéma Directeur Immobilier et RSE ;
-Participer aux groupes de travail institutionnels et/ou des directions fonctionnelles;
Gestion administrative et financière du pôle :
-Faire un reporting régulier auprès de la Direction de Site des éléments d'activité et de gestion administrative et financière prioritaires (tableaux de bord PIAF). Assurer au besoin des études complémentaires.
-Préparer les séquences de dialogue de gestion :
-Coordonner la réalisation du suivi budgétaire du pôle en veillant à interroger les services et acteurs de terrain pour trouver les explications à l'évolution notable de certaines dépenses (dépenses de personnel, de pharmacie, consommables, etc.) et accompagnement des mesures de maîtrise des dépenses ;
-Suivre de façon régulière les consommations de l'enveloppe déléguée des moyens de remplacement du pôle
-Proposer au sein des ateliers marge de manoeuvre des pistes d'amélioration de l'efficience organisationnelle ayant des impacts qualitatifs et économiques significatifs
-Faire un suivi des crédits fléchés (MIGAC, FIR), tout type de dépenses dont RH, en collaboration avec les directions fonctionnelles concernés, pour être en adéquation avec leurs objectifs ;
-Suivre les enveloppes financières spécifiques (enveloppes d'investissements, intéressement, cohésion, fonds de dotation) ;
-Piloter les dossiers d'autorisation d'activité médicale et d'équipement lourd et répondre aux demandes émanant des tutelles en coordination avec les services du pôle concernés et la Direction des Affaires Institutionnelles ;
-Avec l'appui de l'Unité de soutien des pôles et la Direction des Coopérations, formaliser et suivre les conventions du pôle digestif: rencontre avec les partenaires, rédaction puis intégration dans le circuit de validation des conventions (SP-PART). Anticiper l'actualisation des conventions à M-2 ;
Gestion des ressources humaines médicales et non médicales :
-Encadrer les effectifs des secrétariats médicaux
-Participer à l'élaboration des indicateurs de suivi RH du pôle et en assurer le suivi ;
-Encadrer et animer l'unité de soutien aux pôles ;
-Participer à la gestion des ressources médicales du pôle :
-Participer sur demande aux jurys des concours organisés par la DRH ou l'IFMS
Travaux et Equipements :
-Préparer le plan d'équipement médical triennal du pôle :
-Préparer le programme annuel de travaux amélioratifs et en assurer le suivi avec le responsable travaux référent du pôle.
Système d'information / Numérique en Santé :
-Gérer les enveloppes de consommables et informatiques.~