Assistant de la direction des bâtiments, canaux et environnement - orleans

Vous assistez le Directeur :

- Gérer l'agenda et la messagerie du Directeur,
- Organiser les réunions (calage date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu),
- Organiser les déplacements,
- Préparer les dossiers pour la réunion de direction,
- Participer aux réunions de direction et rédiger un compte-rendu.

Vous assurez le secrétariat pour la direction, le Service Canaux et Environnement / Suppléance du secrétariat du Service Vie des Bâtiments et Service Constructions Publiques :

- Gérer les courriers courants et des courriers réservés (tri et transmission du courrier arrivé et départ, (reprographie de ces courriers, frappe des courriers : note, lettre, bordereau de transmission, fax), y compris dans MAARCH et leur suivi,
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés)
- Assurer le suivi et le secrétariat de la mission transition énergétique,
- Assurer le suivi des contacts usagers,
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions,
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les élus,
- Classer des documents en respectant l'organisation mise en place,
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DBCE,
- Réaliser un accueil physique et téléphonique,
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes).