Description du poste
Rattaché.e à notre Président Exécutif France (50%) et à notre Président Exécutif Europe (50%) votre mission principale est de les soutenir au quotidien dans l’organisation et la coordination de certaines de leurs tâches, en veillant à garder une totale confidentialité des sujets. Vous pourrez également être amené.e à coordonner/supporter les activités du COMEX, dans certaines situations.
1. Optimiser la gestion
* Gérer en autonomie des agendas relativement complexes avec, par exemple, l’organisation de réunions internationales avec des zones géographiques et des fuseaux horaires différents
* Développer des relations avec les bureaux/assistants exécutifs de nos principaux clients afin de faciliter l'organisation de réunions régulières
* Gérer leurs prises de rendez-vous externes
* Organiser les déplacements et prendre en charge les notes de frais
* Organiser et préparer leurs réunions de travail, lorsqu'il est nécessaire de réserver des salles, d'inviter plusieurs participants
* Prendre les notes lors de réunions et éditer les procès-verbaux.
* Fournir un soutien administratif sur les projets clés (demander et systématiser l'information ; éditer des rapports, suivre de manière proactive l'ordre du jour correspondant, préparer les dossiers nécessaires pour les réunions des projets clés).
* Fournir le soutien nécessaire au support administratif dans le cadre des procédures internes ou externes liées à la fonction (carte de visite, visa, carte de résident, services de relocalisation, etc.)
2. Gérer la facturation du département RH et de l’Office
* Gérer les relations avec les différents prestataires concernant la facturation
* Saisir les demandes d’achat sur D365 et faire la réception
3. Être le back up en cas d’absence du Chargé(e) d’accueil :
* Accueil / Réception (téléphonique et physique) et gestion des rendez-vous du siège
* Courrier / colis / gestion du contrat avec la poste
* Commande des repas pour des réunions d’équipe
* Commande de fournitures de bureau
* Commande et gestion de taxis
* Gestion de la machine à café (commandes et gestion de relation avec le prestataire)
* Gestion des prestataires: ménage, le gestionnaire de l’immeuble (badge, chauffage, lumière, partie commune), plantes, fontaine à eau etc.
* Vérification tarifaire pour chaque voyage en fonction de la politique de voyage
* Réservations exceptionnelles
Qualifications
Profil recherché
Vous possédez une expérience sur un poste similaire acquise au sein d’environnements dynamiques, exigeants et changeants.
Vous êtes reconnu.e pour votre proactivité, votre précision et votre sens de la discrétion.
Votre sens de la communication vous permet de vous adapter à vos interlocuteurs et de nouer de solides relations avec les parties prenantes internes et externes.
Vous êtes capable aussi bien de travailler en français qu’en anglais.
* Niveau d’expérience: Confirmé
* Anglais B2
* Secteur: Fabrication de produits alimentaires et boissons
Type de contrat: Temps plein
Informations supplémentaires
Avantages :
* Rémunération : 35K – 40K selon expérience
* 50% des transports en commun
* Mutuelle d’entreprise
* Télétravail : 2 jours par semaine
* CSE
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