Directeur accueil /état-civil/ funeraire et archives (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Funéraire Grade(s) recherché(s) Attaché
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe Ressources et Modernisation, vos fonctions comprennent la gestion et le management du Service Affaires Générales /Etat-civil/Cimetière et du Service Archive, Conservation et Valorisation du Patrimoine historique qui regroupe les secteurs suivants :
- Accueil – Affaires générales – Etat civil
- Elections
- Cimetière
- Archives – Conservation et Valorisation du Patrimoine historique Missions / conditions d'exercice Vous coordonnez les missions des 2 services, et organisez/adaptez la bonne répartition quotidienne des tâches au sein des équipes :
Accueil – Affaires générales – Etat civil : 7
Cimetière : 3
Archives – Conservation et Valorisation du Patrimoine historique : 1 agente

- Accueil – Affaires générales – Etat civil – Cimetière :
Vous veillez à la qualité de l’accueil et de la relation entre les et l’administration, et pilotez le groupe Accueil (regroupant les d’accueil de la ville);

Vous êtes au suivi des sollicitations et à la sécurisation des actes et process concernant l’état civil, les titres d’identité et les affaires générales - recensement citoyen, attestations d’accueil, délivrances de certificat, enregistrement des demandes de logement social etc;

Vous assurez l’organisation et la tenue des opérations de vote, du recensement annuel de la population et la gestion du funéraire, en lien avec la conservatrice du cimetière communal.

- Archive – Conservation – Valorisation du Patrimoine historique :
Vous assurez la collecte et conservation des archives de la collectivité : Finaliser l’aménagement de la salle d’archives ; mettre à jour et normaliser les inventaires ; Accompagner et assister les services dans les opérations d’archivage ; Identifier, collecter et trier les versements ; Trier et classer les fonds à l’état de vrac ; assurer les éliminations en veillant à la bonne application des normes;

Vous développez des outils de gestion et d’archivage numérique : Mettre à jour les instruments de recherches ; Mettre en place un outil numérique de gestion des archives et record management ; suivre et mettre à jour des tableaux de bord de l’activité ; Impulser la mise en place de l’archivage électronique ; numériser certains fonds et alimenter les bases de données correspondantes ;

Vous veillez à l’accessibilité et la valorisation du fond : Garantir l’accessibilité des fonds documentaires pour les services municipaux et le public ; Participer ponctuellement à des actions de valorisation du patrimoine historique.

De manière transverse :
Vous assurez le suivi administratif et financier des 2 services.
Vous avez une appétence pour le cadre réglementaire des secteurs sous votre responsabilité, de manière à garantir la sécurité juridique des actes concernés. Vous vous tenez informé.es des évolutions, de l’échange de pratiques auprès d’homologues et partenaires, de formations si besoin etc.

Amplitude horaires : impérative dès 8h30 – 17h30 (16h30 le vendredi)
Disponibilité très ponctuelle le samedi matin en cas d’absence d’ agente + disponibilité en soirée et week-end pour les périodes d’élections. Profils recherchés Vous avez des qualités de manager qui permettent d’assurer la gestion quotidienne d’un service, auprès d’équipes à accompagner avec pragmatisme et pédagogie.
, vous disposez de connaissances ou de capacités à apprendre et rechercher les règles applicables dans les secteurs sous votre responsabilité (funéraire, famille, état civil, élections, archives).
Vous veillez à mettre à jour régulièrement le lutin des procédures permettant d’assurer la continuité du service public.
D’un bon relationnel, vous êtes, diplomate et faites preuve de confidentialité.
Vous êtes ré et, et savez vous adapter à un contexte mouvant.

Dans l’idéal, vous disposez d’une expérience dans au moins un des secteurs de la direction, ou sinon d’une envie/capacité à vous former rapidement sur ces domaines.

Vous maîtrisez la production d’écrits administratifs et l’outil informatique, et avez une appétence pour l’utilisation et la mise en place/mise à jour de logiciel métiers (Suite Arpège) et d’outils numériques (Archivage numérique).