Assistant(e) de la directrice générale et des élus

Assistant(e) de la directrice générale et des élus, Val-d'Oise

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 2ème classe

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire). Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé


Description de l'emploi

Pour assurer un tuilage et remplacer l'assistante partant à la retraite, la commune d'Ezanville lance un appel à candidatures pour assurer les missions d'assistant(e) de la directrice générale des services et des élus.

L’assistant(e) apporte une aide permanente à la directrice générale des services et au chef de l'exécutif, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Ce poste est rattaché directement à la directrice générale des services.


Missions / conditions d'exercice

* Missions régulières
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Traitement du courrier : enregistrer, trier, diffuser, archiver
* Gérer la circulation des parapheurs
* Organisation et planification des instances : préparer et suivre des dossiers du Conseil municipal, rédiger le compte-rendu, rédiger les ordres du jour, respecter les délais, réserver les salles, rédiger et transmettre les délibérations
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : mettre en forme tous types de courriers, réaliser la saisie, organiser le classement
* Assurances : définir les besoins, gérer les polices et sinistres
* Suivi des projets et activités : intégrer les priorités, suivre l'exécution budgétaire, renseigner des tableaux de suivi
* Organisation de la vie professionnelle : organiser l'agenda, prendre des rendez-vous, transmettre des messages, établir une relation de confiance
* Missions occasionnelles
* Gestion des stocks (matériels, papiers, consommables informatique)
* Référent des actes administratifs de la commune
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger un compte-rendu


Conditions d’exercice

Travail en bureau, respect des obligations de discrétion et de confidentialité.


Relations fonctionnelles

#J-18808-Ljbffr