Agent de gestion administrative - bayeux

Vos missions en quelques mots Au sein de la direction des sports et de la jeunesse et rattaché au responsable, vous assurez des missions d'accueil, de secrétariat et d'assistanat. A ce titre, vos principales missions sont : - Assurer l’accueil physique et téléphonique du 3 DIX-HUIT et plus largement des services sports et jeunesse - Assurer le suivi de la planification annuelle et des réservations des gymnases et des stades à l’occasion des manifestations sportives et des compétitions - Gérer les réservations des salles automatisées via le logiciel Booky - Traiter sur le volet administratif, les conventions, demandes de subventions et autres dossiers associatifs - Réceptionner, traiter le courrier et diffuser les informations aux secteurs (Sports, Jeunesse, Piscine, Camping) - Assurer le secrétariat courant de la mission du service des sports - Réaliser les travaux bureautiques (courriers, comptes-rendus, notes, projets de délibération, tableaux informatiques … etc…) - Effectuer les bons de commande pour le service - Trier, classer et archiver les documents du service En renfort et/ou en remplacement de l’agent administratif chargé de la gestion des animations enfance, jeunesse et sports : -Assurer le suivi administratif et les inscriptions des animations Enfance Jeunesse et Sports -Assurer la mise à jour de la base de données « usagers » du 3 DIX-HUIT -Assurer la mise à jour régulière des informations des services Jeunesse et Sports -Assurer la diffusion des actions de communication des animations du 3 DIX-HUIT Profil recherché Savoir : Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale Connaissance de base: animation, budget, comptabilité, marchés publics, …) Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Savoir faire : Savoir travailler en équipe Savoir s’organiser et gérer les priorités Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants Savoir prendre des notes Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique Savoir être : Savoir s’adapter à différents interlocuteurs Accueillir le public avec amabilité Gérer les situations de stress, temporiser Respecter la confidentialité