Assistant·e de direction

Informations générales

Vous souhaitez contribuer au fonctionnement d’une direction stratégique et évoluer dans un environnement dynamique au service des habitants ?Rejoignez-nous et participez au pilotage administratif d’une direction essentielle aux politiques publiques locales.

Au sein de Rennes Métropole, la Direction du Patrimoine Bâti joue un rôle essentiel dans la gestion, la maintenance et l’amélioration d’un patrimoine immobilier public varié et essentiel à la vie des habitants : écoles, équipements sportifs, culturels ou encore parkings.

Dans ce contexte, nous recherchons un·e assistant·e de direction pour contribuer activement au bon fonctionnement de la direction et accompagner le directeur ainsi que les équipes au quotidien.

Missions

Vous intégrerez la cellule administrative de la direction, composée de 3 agent·es et pilotée par une responsable. Cette cellule assure le soutien administratif et organisationnel indispensable au fonctionnement de la direction et de ses services.

En tant qu’assistant·e de direction, vous assurez un rôle central dans l’organisation et la coordination administrative de la direction et aurez une vision globale des missions et des enjeux en fonction des thématiques, dans l'objectif d'appuyer au mieux les séquences de travail.

Vous assistez le Directeur du Patrimoine Bâti.

1. Vous gérez et mettez à jour l’agenda électronique du directeur.
2. Vous organisez les rendez-vous et réunions.
3. Vous assurez l’accueil téléphonique et le filtrage des communications.
4. Vous rédigez des courriers et préparez certains dossiers.
5. Vous organisez les déplacements professionnels.
6. Vous accompagnez le directeur dans la préparation des séquences de travail.
7. Vous assurez le suivi de dossiers spécifiques à la demande du directeur.

Vous assurez le secrétariat de direction.

8. Vous gérez le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie de la direction.
9. Vous diffusez les ordres du jour et relevés de décisions des instances.
10. Vous assurez le classement et la gestion de dossiers administratifs.
11. Vous suivez les réservations de la salle de réunion de la direction.

Vous participez aux missions transversales de la direction :

12. organisation de la journée d’accueil des nouveaux agents de la direction

13. suivi du dossier des entretiens professionnels annuels

14. gestion des demandes de stage via le logiciel Gestmax

15. soutien ponctuel sur les sujets RH (formations, suivi administratif…)

16. suivi de certains dossiers administratifs transversaux (moyens généraux, temps de travail, restauration, mobilité des agents, numérique)

Vous pouvez également être amené·e, en lien avec la responsable de la cellule administrative, à participer à la réunion de direction et à en rédiger le compte rendu.

Profils recherchés

Vous appréciez les fonctions de coordination et l’environnement administratif d’une direction importante.

Vous disposez notamment des qualités suivantes :

17. sens du relationnel et du service

18. esprit d’équipe

19. discrétion et respect des règles de confidentialité

20. capacité d’organisation et sens des priorités

Vous faites preuve de rigueur et de méthode dans l'exercice de vos missions et d'une aisance rédactionnelle.

Autonome, vous faites montre d’initiative et d'une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Vous maîtrisez des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

Une expérience sur un poste similaire et/ou dans un environnement technique serait appréciée.

Condition de recrutement externe

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste sur la base d'un CDD de 3 ans en tant que non titulaire de la fonction publique et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Par ailleurs, nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre.