Assistant·assistante de direction (f-h)

MISSIONS

Placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Solidarités, vous jouez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de la direction en assurant l’ensemble des missions d’assistanat et en contribuant activement à la coordination des activités. Vous avez pour missions :

Assistante de la directrice et de son adjointe :

• Accueil téléphonique de la Direction,


• Distribution, enregistrement courrier départ et arrivée (WEB GFC),


• Tenue d’agendas, Classement, Documentation – archivage,


• Secrétariat de la Directrice et de son adjointe : courriers, notes, comptes rendus…,


• Organisation de réunions, préparation des dossiers, transmission des CRet réservation de salles,


• Mise en page des rapports d’activités Ville et CCAS,


• Mise à jour des tableaux de bord,


• Suivi des bons e-atal des RA et de la direction,


• Redispaching dans les structures Petite Enfance et les RA des différents mails concernant les primes, les informations diverses relatives au personnel,


• Suivre les réclamations.

Assistance Ponctuelle aux Directrices des Résidences autonomies : déplacement sur site à prévoir

Gestion du Logiciel « E-Tempo » et du logiciel courrier : la saisie des données, l’Edition hebdomadaire/mensuel et Suivi de CIRIL RH

Préparation et suivi des actes administratifs :

• Préparation des instances du Conseil Municipal et du CCAS,


• Mise en forme et suivi des délibérations et des comptes rendus de la Commission Solidarités et du Conseil d’Administration du CCAS,


• Mise en forme des actes administratifs (décisions, contrats…),


• Gestion du portail associatif et suivi des demandes de subvention,


• Gestion des conventions caf sur leur logiciel.

Aide et Suivi organisationnel des événements de la Direction en lien avec les unités : octobre rose, forum retraite active : en lien avec les unités

Gestion des prestations diverses de l’ensemble de la direction

• Suivi des demandes de réservation de cars et du budget


• Commande des cartes de visites, des macarons des véhicules …

• Référente informatique et Assemblée