Secrétaire

MISSIONS GENERALES :
reporting regulier gouvernance de l'IFMS
Accueil et information du public
Prise en charge des appels téléphoniques et des messages electroniques
Courrier : ouverture, enregistrement,
Rédaction courriers, traitement mise en forme de documents, rapports et classement
Contrôle de conformité des divers dossiers
saisies et classement des dossiers pour inscription des etudiants
classement des dossiers
contrôle administratif des dossiers concernant la formation initiale et continue
conventions de formation
conventions de stages et saisie en stage logitiel
saisies des dossiers administratifs berger levrault
saisies des tableaux CAC
MISSIONS PERMANENTES :
Suivi des dossiers administratifs et sanitaires des élèves AS et ESI durant leur formation
Traitement des dossiers en promotion professionnelle (réservation de place, courrier, ect.)
Suivi des interruptions et abandons des formation AS et ESI
Déclaration AT ESI & EAS et mise à jour du tableau de suivi des accidents de travail
Gestion des demandes de mutations (entrantes et sortantes)
Envoi des courriers
Gestion des attestations de scolarité et autres demandes étudiants/élèves
Gestion des inscriptions universitaires pour les ESI
Suivi et gestion des dossiers des médecins étrangers, sage femme (élaboration du dossier d'inscription, inscription à l'IFSI.)
Attestation de présence destinées aux organismes payeurs et employeurs
Gestion des attributions de bourses pour les EAS et ESI
Mailing pour la taxe d'apprentissage
Courrier type, réponses aux différentes candidatures de poste et des demandes de stagiaires
gestion de la formation continue
Lien avec le CFA-HP
COMPETENCES
Savoir faire requis dans son domaine de compétence
Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Évaluer la pertinence, la véracité des données et /ou informations
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports de façon autonome
Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique
Connaissances associées
Connaissances du métier / de la spécificité + le cas échéant, activités liées à un autre métier
Informatiques : word, excell, power-point,forméis, moodle et autres logiciels internes à l'IF
Classement et archivage
Communication
Aptitude à utiliser le multimédia
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
QUALITES REQUISES
Sens des responsabilités et de l'organisation
Capacité à travailler de façon autonome et à prendre des initiatives
Rigueur,
Capacité à anticiper et à innover
PREREQUIS
Prérequis du métier
conniassance des outils informatiques, publipostages