Gestionnaire administratif (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de l'Éducation, la cellule Gestion administrative du personnel des écoles joue un rôle essentiel dans la coordination et le suivi des ressources humaines affectées aux établissements scolaires. Son équipe assure administrativement : le suivi et calcul du temps de travail annualisé des agents des écoles, agents de nettoiement et ATSE, le suivi des absences et des arrêts de travail, la coordination des affectations des remplaçants et renforts (ouvriers polyvalents, etc.) en fonction des besoin, ainsi que la veille au bon déroulement des interventions des sociétés privées de nettoyage dans les écoles.

Vous serez en charge de la gestion administrative des absences du personnel des écoles, ainsi que de la coordination des besoins en entretien nettoyage des écoles selon les besoins identifiés.

Vos missions principales seront :

* La gestion administrative des accidents du travail :

- vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des agents victimes d'un accident de travail,

- vous établirez la déclaration d'accident dans les respect des procédures en vigueur,

- vous convoquerez l'agent concerné pour signature de la déclaration.

* La gestion administrative des arrêts de travail (maladie, maternité, congé exceptionnel, congé parental) :

- vous saisirez informatiquement les absences et le suivi des arrêts en lien avec le service absences,

- vous transmettrez des informations reçues et rechercherez des informations quant à la date de reprise de l'agent,

- vous vérifierez les justificatifs reçus, et classerez dans les dossiers,

- vous informerez votre hiérarchie sur les absences des agents pour éventuels remplacements et exploitation de requêtes informatiques,

- vous diffuserez et communiquerez sur les incidences des arrêts maladies.

* Le remplacement des agents sur le terrain :

- vous recenserez les besoins justifiés en entretien nettoyage ou en encadrement des enfants (ATSEM) sur les écoles, en lien avec les coordonnateurs de secteurs.

* Les affectations des agents remplaçants rattachés aux pools :

- vous gérerez le pool des agents remplaçants en assurant une bonne répartition des agents qui assurent les remplacements sur les écoles pour pallier aux absences des agents en poste fixe.

* Les affectations d'agents en renfort entretien provenant de la Direction de la Restauration scolaire et collective :

- vous affecterez les renforts,

- vous confirmerez les positionnements aux responsables concernés,

- vous tiendrez à jour un tableau de suivi pour paiement des heures complémentaires effectuées par les renforts,

- vous travaillerez en collaboration avec la direction de la restauration scolaire et collective pour la programmation et la gestion des heures effectuées par leurs agents.

* Le suivi des positionnements des agents vacataires en renfort entretien nettoyage (ouvrier polyvalent) ou les agents vacataires dédiés à la surveillance des enfants sur le temps méridien :

- vous affecterez les agents vacataires sur les besoins en renfort entretien nettoyage, ou sur les besoins en surveillance de cantine durant le temps méridien.

* Le suivi des interventions de la société privée de nettoyage sur les écoles :

- vous assurerez le suivi des interventions en lien avec l'équipe en charge de faire intervenir la société privée partenaire qui assure le nettoyage des locaux des écoles lorsqu'aucun moyen en interne n'est possible à déployer.

* La gestion des mouvements de grèves :

- vous recenserez le nombre de grévistes pour faire remonter le jour J,

- vous réceptionnerez les mails / tableaux,

- vous saisirez les informations reçues dans le logiciel dédié.

* La gestion du temps annualisé du personnel des écoles :

- vous calculerez le nombre d'heures à effectuer par les agents en temps scolaire et non scolaire par année,

- vous suivrez les modalités de travail choisies par les agents (activités périscolaires et gérances de temps périscolaires en écoles maternelles ou élémentaires),

- vous suivrez les demandes de temps partiel, de disponibilités, etc...,

- vous mettrez à jour informatiquement les fiches des agents au fur et à mesure de heures effectuées.

* L'accueil des agents et le traitement des courriels :

- vous assurerez l'accueil physique et téléphonique du personnel des écoles,

- vous traiterez les demandes reçues par courriers ou mails,

- vous délivrerez des informations de premier niveau.

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 5

- Accès Tramway T2/T3 : Arrêt "Parc Phoenix"

- Possibilité de stationnement gratuit : Selon places disponibles

- Temps partiel possible : NON

- Accessibilité PMR : OUI

- Travail en open-space : OUI

- Télétravail : OUI

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC à BAC en gestion administrative.

Expérience : Expérience similaire souhaitée dans une structure publique.

Compétences :

- vous possédez des notions de gestion statutaire du personnel,

- vous maîtrisez les techniques de secrétariat et bureautiques,

- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

- vous possédez un bon sens relationnel,

- vous savez alimenter et suivre des tableaux de bord,

- vous êtes autonome et savez travailler en équipe.