Agent.e de gestion administrative et scolaire

Missions

Suivi de la scolarité

1. Affecter les élèves dans les différents cours sur iMuse, en lien étroit avec la coordination pédagogique. Faire la relation entre les familles et létablissement (absences élèves ou profs, changements dhoraires) Suivre le cursus des élèves (éditer les bulletins, suivre les fiches correspondances/alerte)
2. Gérer la banque de données des usagers sous le logiciel professionnel
3. Mettre à jours les listes de cours et de classe sur iMuse
4. Constituer les dossiers administratifs dinscription et de réinscription
5. Alerter sur déventuels dysfonctionnements de scolarité
6. Être présent sur lensemble de la période dinscription/réinscription (permanences irrégulières)

Accueil, orientation et vie de létablissement

7. Accueillir physiquement, téléphoniquement et électroniquement : interface entre lensemble des usagers Participer à la communication interne
8. Assurer la rédaction des courriers/mails/notes auprès des usagers
9. Assurer la rédaction des courriers et documents pour les élèves en relation avec les enseignants
10. Assurer les envois des informations sur les activités et la vie de létablissement
11. Gérer les demandes de locations de salles auprès de la DPMG

Régie de recettes

12. Paramétrer le logiciel de facturation (affecter la tarification)
13. Préparer, contrôler et éditer les factures
14. Gérer administrativement le parc instrumental (contrats de prêt) et sa facturation
15. Encaisser les redevances sous divers modes de règlement (espèces, carte, chèque, chèque-vacances)
16. Effectuer le suivi des encaissements et des relances
17. Élaborer les bordereaux en relation avec la direction des Ressources Financières (DRF)

Vie de lécole

18. Participer aux différents temps forts de lécole (concerts, accueils, convivialités)
19. Être en capacité de représenter la structure (Forum des associations, Portes ouvertes, structures partenaires)

Profil recherché

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Formation

BTS gestion administration ou équivalent

Compétences et qualités

Savoir faire

20. Sens de lorganisation
21. Sens des priorités
22. Orthographe rigoureuse
23. Aisance orale et écrite

Savoir être

24. Qualités relationnelles
25. Discretion professionnelle
26. Sérieux
27. Sang-froid et adaptabilité
28. Ponctualité

Connaissances

29. Aisance informatique sur suite bureautique
30. Connaissance du cursus pédagogique musical

Caractéristiques du poste

Expérience demandée : 0 - 2 ans

Lieu de travail : École de musique Jean-Wiener - Vénissieux

Cycles de travail : 35h

Informations complémentaires : Horaires ponctuels en soirée (jusquà 23h) et week-end (samedi et dimanche) lors des pics dactivité : inscriptions, évènements de la saison Les heures supplémentaires doivent être récupérées en priorité lors des vacances scolaires, sur accord de la direction Horaires administratifs conformes au fonctionnement du service au public, du lundi au vendredi Présence le mercredi jusquà 19h

Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP

Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.