Assistant-e en gestion administrative h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative H/F
Référence : MOY1605-MOBINT-O99005
Lieu de travail : PARIS CEDEX 16
Institut : DGDS - Direction générale déléguée à la science
Date de publication : mercredi 30 avril 2025
Session : Campagne Printemps 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Au sein du pôle appui au pilotage de la DDOR, l'assistant ( en gestion administrative a pour mission d'assurer une gestion administrative, comptable et budgétaire afin d'accompagner le personnel et la direction de la DDOR dans l'organisation de leurs activités.

Activités

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du pôle appui au pilotage de la DDOR :

Actes comptables et de gestion
* Saisir et contrôler les actes de gestion (bons de commandes, services fait)
* Assurer le respect des règles et procédures administratives et financières
* Réaliser les dossiers de conventionnement et d¿adhésion en lien avec les services support du CNRS
* Assurer l'inventaire et le suivi des immobilisations
* Rédiger courriels et notes relatifs aux actes de gestion
* Assurer les échanges avec les fournisseurs (devis, transmission BC, suivi des facturations etc)
* Contribuer à la gestion des dossiers RH : gestion individuelle et collective des agents de l'unité (recrutements, mobilité,

Budget
* Contribuer au suivi régulier des dépenses et à l'alimentation des reporting pour la directrice de la direction
* Participer à l'élaboration du budget, sa répartition et son exécution

Organisation/Suivi
* Assurer un suivi régulier et une gestion des dossiers en lien avec les services internes du CNRS
* Assurer l'auditabilité des dossiers (classement, pièces
* Proposer et faire vivre des outils pour organiser, rationaliser la gestion (procédures, sensibilisation, maîtrise des risques/contrôle interne) et le suivi de manière automatisée
* Assurer une veille réglementaire

Compétences

Connaissances :
* Réglementation juridique, administrative, comptable, financière applicable aux établissements publics de recherche
* Règles des marchés publics et des subventions
* Savoir mettre en œuvre et appliquer les procédures spécifiques à l'un ou les domaines suivants : subvention/adhésion, budget, recettes, dépenses, inventaires...
* Anglais : niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL)
* La maîtrise des logiciels de gestion administrative, comptable du CNRS serait un plus

Compétences opérationnelles
* Maitrise d'Excel essentielle (niveau expert souhaité)
* Savoir monter un dossier (subventions par exemple), rédiger des notes
* Savoir rendre compte
* Savoir gérer et prioriser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
* Structurer et contrôler la légalité puis la régularité des opérations
* Savoir identifier les risques (juridiques, comptables,, alerter en cas de dysfonctionnement
* Savoir utiliser des outils métiers, appliquer les règlements financiers et procédures
* Avoir une appétence avérée pour les chiffres Compétences comportementales
* Rigueur/fiabilité, sens de l'organisation et du contact
* Aptitude et goût pour le travail en équipe indispensable
* Bonne capacité d'adaptation et capacité à travailler selon un calendrier contraint
* Confidentialité et discrétion
* Autonomie, sens de l'initiative et être force de proposition en terme d'amélioration

Contexte de travail

La Direction des données ouvertes de la recherche (DDOR) est rattachée à la Direction générale déléguée à la science (DGDS) et a pour mission de proposer et d'accompagner la mise en application d'une politique et d'une stratégie de science ouverte pour l'ouverture des publications et des données de la recherche au CNRS.

Par ailleurs, trois unités d'appui à la recherche lui sont rattachées : le Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD), Persée et l'Institut de l'information scientifique et technique (INIST). Les activités de la DDOR impliquent également un suivi de ces trois unités rattachées. L'agent est affecté au sein du pôle appui au pilotage composé d'un responsable et de deux agents (dont le poste en recrutement).

Le poste est basé au siège du CNRS, (3 rue Michel Ange, Paris 16ème)

Télétravail : pratique et indemnisation du TT (2 jours par semaine)
Congés et RTT annuels : 44 jours
Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre contrat : notamment aux outils de gestion budgétaire, comptable et RH ainsi que tout autre outil en lien avec sa fonction.

Contraintes particulières : présence requise lors de la période de constitution du budget et des pics d'activité