Chargé(e) d'états des lieux & gestion administrative (h/f)

Mission principale
Assurer la réalisation des états des lieux d'entrée et de sortie pour le compte des partenaires de l'entreprise, ainsi que la gestion administrative et organisationnelle du service afin de garantir un suivi efficace des missions, la satisfaction des clients et le développement de l'activité.

1. États des lieux
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie pour les différents partenaires de l'entreprise, dans le respect des procédures et des méthodes acquises lors des formations internes, à l'aide des outils informatiques dédiés
- Assurer la transmission des rapports aux agences et mandataires ayant confié la mission.
- Veiller à la qualité, à l'exactitude et à la complétude des informations consignées dans les rapports.
2. Gestion administrative
- Planifier les rendez-vous d'états des lieux d'entrée et de sortie pour certains de nos mandataires.
- Assurer le traitement des appels téléphoniques et des courriels liés au service.
- Mettre à jour les bases de données, les tableaux de bord et les outils de suivi.
- Gérer l'agenda partagé afin d'optimiser les déplacements des chargés d'états des lieux et d'améliorer la gestion des disponibilités.
- Assurer le suivi des dossiers de réclamation et des demandes clients.
- Participer au développement du service États des lieux : prospection de nouveaux clients, recrutement, intégration et formation interne, secteur des experts.
- Participer aux réunions avec les donneurs d'ordre et partenaires.
- Établir les États des Risques et Pollutions (ERP) pour les mandataires en gestion locative.
- Assurer la facturation des prestations (ERP, états des lieux et autres services associés).
3. Suivi et coordination
- Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie sur l'activité du service.
- Veiller au respect des procédures internes, des délais et des engagements qualité.
- Participer à l'amélioration continue des processus et à l'organisation du service.
4. Compétences requises
Savoirs
- Connaissance du secteur immobilier et des principes de la gestion locative.
- Connaissance des procédures liées aux états des lieux d'entrée et de sortie.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers dédiés aux états des lieux.
- Connaissance des règles de base relatives à la location immobilière et aux obligations des parties.
- Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale.
Savoir-faire
- Réaliser un état des lieux avec rigueur et objectivité.
- Rédiger des rapports clairs, précis et complets.
- Organiser et planifier efficacement les rendez-vous et les déplacements.
- Assurer le suivi administratif des prestations et de la facturation.
- Utiliser les outils numériques et les logiciels de gestion immobilière.
- Analyser et traiter les réclamations des clients et partenaires.
- Communiquer efficacement avec les locataires, propriétaires, agences et prestataires.
Savoir-être
- Sens de l'organisation et de la méthode.
- Rigueur et souci du détail.
- Autonomie et sens des responsabilités.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Aisance relationnelle et sens du service client.
- Diplomatie et capacité à gérer les situations conflictuelles.
- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en collaboration.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Force de proposition dans l'amélioration des processus et du service.
5. Profil recherché
- Formation de niveau Bac à Bac +2 en assistanat administratif, immobilier, gestion ou équivalent.
- Une expérience dans l'immobilier, la gestion locative ou l'assistanat administratif est appréciée.
- Permis B souhaité pour les déplacements liés à la réalisation des états des lieux.
6. Rattachement hiérarchique
Sous la responsabilité de la Directrice administrative et financière et en lien avec le back-office et les référentes
7. Conditions d'exercice
- Poste alternant travail administratif au bureau