Préparer les courriers (établissement à partir d'une idée directrice, présentation au visa, copie, classement, envoi et transmission de l'information aux personnes concernées)
Assurer le traitement des appels téléphoniques (information des interlocuteurs, prise de messages, transmission de messages, .)
Procéder aux relances des intervenants extérieurs (remise de documents, démarrage de travaux, levée de réserves, .)
Contrôler des documents et dossiers (relecture, vérification de la complétude des dossiers, .)
Assurer la reprographie et le classement des documents
Scanner les documents et procéder à leur archivage électronique
Mettre en forme des dossiers (étiquetage, mise sous chemises, .)
Organiser les réunions
Assurer les relations avec les locataires et acquéreurs
Procéder aux relances des intervenants extérieurs (remise de documents, démarrage de travaux, levée de réserves, .)
Préparer et contrôler les documents et dossiers (relecture, vérification de la complétude des dossiers.)
Participer aux différentes consultations lancées par le service (marchés de travaux et services, notamment : maitrise d'oeuvre, OPC, entreprises, bureau de contrôle, coordonnateur sécurité, AMO, études de sols, etc.) dans les délais prévus :
Participer à la constitution des dossiers de consultation, rédiger les mails
Participer à l'ouverture des plis
Participer à l'analyse des candidatures
Rédiger les commissions internes et les PV de CAO. Veiller à la bonne circulation et à la validation des procès-verbaux des commissions internes et des CAO jusqu'à la validation par l'ensemble des signataires.
Assurer le suivi de la garantie de parfait achèvement sur plusieurs programmes :
Enregistrer les réclamations locataires et accédants dans le tableau de suivi GPA
Transmettre le tableau de suivi GPA mis à jour aux MOE et aux entreprises
Relancer les entreprises et planifier leurs interventions
Mise à jour des tableaux de suivi des réclamations locataires
Contacter les locataires pour les prises de rendez-vous avec les entreprises.
Avec l'appui du responsable de programmes, renseigner les documents administratifs (Cerfa, Imprimés H1 et H2.).
Participer aux démarches auprès des concessionnaires et assurer le suivi des demandes de raccordements, mise en service gaz et électricité et individualisation des compteurs EF (courriers, relances, constitution de dossiers, .).
Avec l'appui des responsables de programmes, procéder à l'archivage des dossiers du service.
Préparer les documents permettant la mise en service d'un patrimoine.
Créer les projets de mise en service, saisir les UG et saisir les équipements sur IKOS.
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