Secrétaire d’accueil et soutien au service financier et comptable h/f

À propos de nous

Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».


Mission

Description de la structure d’affectation :



Mines Nancy est une école d’ingénieur et composante de l’Université de Lorraine.



Description du poste :

L’agent travaille au sein de l’équipe du Secrétariat Général et du Service Financier et Comptable. Son poste sera physiquement positionné au Secrétariat d’accueil.

Activités principales (déclinées par missions/ thèmes dans la limite de 5):





Mission 1 : Secrétaire d’accueil de l’Ecole des Mines (exclusivement)

Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone

Gérer un standard

Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier

Surveiller sur tableau synoptique les différents reports d’alarme et informer les responsables en cas de problème

Informer le Secrétaire Général ou le personnel de permanence de tous problèmes rencontrés

Contrôler les entrées et sorties à l’école sur un système vidéo et en fonction des consignes, ouvrir les portes

Effectuer des travaux de secrétariat

Gérer les départs et retours des clés des véhicules de l’école



Mission 2 : Logistique

Surveiller le flux des verres des machines à café situées dans le hall (procéder au nettoyage et assurer un roulement entre propres et sales)

Gérer la diffusion des abonnements aux journaux et magazines

Assurer le nettoyage ponctuel du hall (comme par exemple après un évènement, vente de croissants…)



Missions 3 : Appui au Service Financier et comptable

Gestion des dépenses :

Etablir les bons de commande et les transmettre aux demandeurs

Vérifier les factures et constater les services faits

Suivre le flux de la commande jusqu’au paiement



Activités associées :

Gérer les demandes d’accès aux salles de sport, en lien avec le secrétariat général

Classer et archiver les justificatifs des opérations comptables et financières


Profil

Personne avec expérience réussie sur des missions similaires.

Connaissances

Savoir analyser et gérer rapidement des demandes d’information

Savoir appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d’information

Avoir les capacités de faire face à une grande diversité de situations et à des flux de visiteurs et d’appels importants

Savoir traiter simultanément plusieurs tâches et contrôler son niveau de stress

Connaissance souhaitée des règles de finances publiques



Compétences opérationnelles

Assurer une présence permanente à son poste de travail

Appliquer les normes, procédures et règles

Travailler en équipe

Savoir planifier et respecter des délais

Maîtriser l’environnement bureautique et maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion comptable et financière

Savoir gérer la confidentialité des informations et des données



Compétences relationnelles

Sens des relations humaines

Maîtrise de soi

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Autonomie

Discrétion

Capacité de travailler en équipe

CDD Temps plein à pourvoir du 11/05 au 31/08/2026 (renouvellement possible par année universitaire)

Rémunération : 2106 € brut mensuel.

Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature avant le 15/04