Un assistant administratif en charge du dispositif " allo mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vous gérez en binôme le secrétariat et le suivi administratif de la Délégation du Cadre de Vie. Vous réceptionnez et traitez les demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert. Vous assurez également les appels d’alerte de la survenance d’un évènement sur la Commune. Missions / conditions d'exercice Vous gérez le standard du N° Vert « Allo Mairie » :
-Réception des demandes des usagers dans les domaines d’intervention du Numéro Vert et traitement des demandes avec utilisation du logiciel dédié ;
-Relance des services si nécessaire et réponse à l’usager ;
-Réalisation de tableaux de suivi.

Vous réceptionnez les appels d’alerte :
-Traitement des appels d’alerte de la survenance d’un évènement sur la commune aux heures ouvrables ;
-Recueil des informations et alerte du service qui devra réaliser l’action ;
-Suivi de l’intervention et transmission de la main courante.

Vous assurez le Secrétariat de Direction :
-Accueil téléphonique, gestion d’agendas, organisation et planification de réunions ;
-Suivi administratif des dossiers et des procédures pour les différents services de la délégation ;
-Suivi des congés, du courrier, prise de notes.

En cas d’urgence, vous pouvez être amené à gérer le dispositif « Allo Grand Chalon », assurer des remplacements à l’accueil de l’Hôtel de Ville ou venir en appui des responsables de service de la délégation.

Horaires administratifs sur la base de 37 h hebdomadaires, avec amplitude de travail allant de 8h à 18h Profils recherchés - Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, Outlook, kolok) ;
-Connaissance de l’organisation des 3 collectivités appréciée ;
-Très bon relationnel ;
-Discrétion, capacité d’initiative, réactivité, organisation ;
-Travail en équipe et transversalité ;
-Respect des procédures, des délais de transmission ;