Missions
Avant-vente
* Réception des opportunités commerciales dans UpSales
* Participation au suivi des offres en cours
Coordination et gestion de projets de formation
* Création, mise en place et suivi des sessions de formation de bout en bout
* Rédaction et gestion des documents administratifs (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats)
* Suivi et mise à jour des plannings de formation
* Planification des ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet ou clients
* Commande et gestion des supports de cours
* Gestion logistique des formations présentielles (accueil, pauses, restauration)
* Gestion des salles mobiles et de leur logistique (transport A/R)
* Location de matériels et de salles (off-site)
* Optimisation des déplacements (hôtels, véhicules, transports)
* Enregistrement et suivi des formations dans GestForm et outils de planification
* Gestion des relations avec les stagiaires, formateurs et partenaires
* Participation à l’élaboration et à la mise à jour des plannings et programmes de formation
* Gestion des POEI
* Rédaction des documents réglementaires (charte droits et devoirs, règlement intérieur, contrats de formation)
Relation avec les prestataires
* Participation au sourcing et au choix des prestataires et formateurs
* Mise à jour de la base de données formateurs
* Demande de référencement de nouveaux fournisseurs
* Rédaction des lettres de mission
* Transmission et validation des commandes de sous-traitance
* Réception et traitement des factures de sous-traitance
* Relances auprès de la comptabilité fournisseurs
Facturation, financements et relations OPCO
* Participation au montage et au suivi des dossiers de financement
* Saisie des éléments de session dans GestForm pour l’édition des conventions OPCO
* Gestion des feuilles de présence (édition, envoi, récupération et archivage)
* Demande de facturation auprès de l’ADV et constitution des dossiers complets OPCO / clients
* Saisie des avancements dans les outils de suivi (Geiser View)
* Demandes de provisions, CCA et levées de provisions auprès du contrôle de gestion
Suivi qualité
* Envoi, réception et analyse des évaluations à froid
* Suivi de l’efficacité des formations, des organismes et des intervenants
Le profil recherché
* Étudiant(e) en MBA gestion de projets ou équivalent, à la recherche d’une alternance de 24 mois
* Intérêt pour les métiers de la formation, la coordination de projets et les environnements multi-interlocuteurs
* Organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément
* Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils de gestion / ERP (GestForm, CRM, planning appréciés)
* Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, sens du service
* Esprit d’analyse et appétence pour le suivi administratif, financier et qualité
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