Cadre administratif en hôpital de proximité - maripasoula (h/f)

[52321] GCS de Guyane
Le/la Cadre administratif en Hôpital de proximité est basé(e) à l'Hôpital de Maripasoula. Il/elle coordonne tous les sujets administratifs et logistique de son secteur (Maripasoula, Papaïchton, Talhuen, Antecume Pata, Saül) en collaboration avec le Chef de service et le Cadre de santé.
Ses missions principales sont les suivantes :
-Assurer l'encadrement des secrétariats du secteur et contribuer à l'amélioration du parcours patient sur le volet administratif,
-Coordonner les sujets administratifs et logistiques du secteur et en être le relai auprès de la coordination des CDPS et des services internes du CHU,
-Contribuer aux projets structurants et au développement de partenariats avec les acteurs locaux.
MISSIONS
1/ Assurer l'encadrement des secrétariats du secteur et contribuer à l'amélioration du parcours patient sur le volet administratif
-Manager tous les sujets RH (gérer les départs, participer au recrutement, mettre en place le parcours d'intégration, réguler les demandes d'absence, gérer les conflits interpersonnels, mettre à jour les fiches de poste, évaluer les performances des agents etc.).
-Accompagner le développement des compétences des agents et définir les besoins en formation.
-Analyser l'activité et contribuer à son organisation, définir les rôles et les responsabilités de chacun, superviser la bonne réalisation des tâches et utilisation des outils afin d'assurer la fluidité du parcours patient.
-En collaboration avec le Chef de service, le Cadre de Santé et la coordination des CDPS, participer à l'amélioration du parcours administratif des patients, et être force de proposition : identifier les difficultés rencontrées, définir des solutions/processus adaptés et rédiger les procédures afférentes. Accompagner le changement.
-Animer l'équipe des secrétaires au sein du secteur et être garant des bonnes relations avec le secrétariat de Cayenne.
2/ Coordonner les sujets administratifs et logistiques du secteur, en être le relai auprès de la coordination des CDPS et des services internes du CHU
-Collaborer avec les services du CHU contribuant au fonctionnement des CDPS : faire le lien entre le secteur et les services de l'hôpital (direction CDPS, coordination logistique et administrative des CDPS, services techniques, informatique, bureau des entrées, régulation transport, biomédical, cellule formation etc.)
-Prendre en charge et suivre les demandes de services généraux, d'informatique, de formation ou toute autre demande administrative / logistique pour le secteur
-Centraliser et remonter les besoins en équipements du secteur
-Consolider et remonter les besoins en formation des équipes, en collaboration avec le cadre de santé, le chef de service et la direction des CDPS.
-En collaboration avec le responsable logistique, superviser les activités des logisticiens de secteur, notamment sur les volets logements et véhicules. Si nécessaire, mettre en place des procédures internes au secteur en lien avec la coordination des CDPS. Veiller au respect des règles établies par les agents.
-Organiser et veiller à l'équilibre des missions spécialistes (logistique transport, hébergement, bureaux disponibles, prise de rendez-vous et convocation des patients.)
-Préparer et organiser l'intégration des nouveaux arrivants (logistique arrivée / départ, parcours de formation interne, mise à jour des livrets d'accueil et diffusion etc.)
3/ Contribuer aux projets structurants et au développement de partenariats avec les acteurs locaux
-Participer et être force de proposition dans le cadre de tous les projets portés pour le secteur (organisationnels, infrastructurels.).
-Analyser tous les processus administratifs / logistiques, identifier les difficultés rencontrées et les remonter à la Direction des CDPS afin de définir conjointement des solutions / procédures facilitant le travail dans les centres
-Développer les thématiques de qualité / santé et sécurité au travail en lien avec les services internes à l'hôpital.
-Favorise la bonne communication avec les partenaires locaux sur les sujets inhérents à son poste
Le cadre administratif se déplace très régulièrement dans les CDPS de son secteur.
Les activités mentionnées sont susceptibles d'évoluer selon les besoins du service administratif et financier.
Description du profil recherché:
Savoir-être :
-Pro activité et sens de l'initiative ;
-Rigueur, sens de l'organisation ;
-Capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
-Capacité à gérer une équipe ;
-Sens de la communication ;
-Autonomie et réactivité ;
-Adaptabilité ;
-Capacités analytiques.
Savoir-faire :
-Analyser les données et les justifier, évaluer l'activi