Assistant(e) de service

À propos de nous

Alfa3a est une association loi 1901 qui gère pour le compte de collectivités des établissements variés : crèches, accueils de loisirs, logements, centres d’accueil de demandeurs d’asile, ou encore des dispositifs permettant l’accès aux droits et à l’emploi.
Peut-être avez-vous pris connaissance de nos « 3a » ?
• Accueillir avec respect
• Associer avec bienveillance
• Accompagner avec confiance
Ce sont ces valeurs que nous portons au quotidien et que vous ferez vivre en nous rejoignant !


Mission

En tant qu'Assistant(e) de Service, votre mission s’inscrit au sein du Centre Provisoire d’Hébergement le Rayon de Soleil, situé à Monnetier-Mornex, en Haute-Savoie. Depuis son ouverture en 2018, le CPH a pour mission l’accueil, l’hébergement et l’accompagnement social global de personnes bénéficiaires de la protection internationale.



Sous l’autorité de la Directrice du CPH, vous aurez pour missions :

* l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires

* les tâches de secrétariat : édition des documents de séjour, rédaction de comptes rendus de réunions, préparation et suivi du courrier, édition de documents de communication, …

* la gestion administrative : gestion et suivi du parc de téléphonie, du parc automobile, des locaux, des contrats de maintenance avec les prestataires, mise à jour de tableaux de bord, …

* le suivi RH : remontée des EVP, constitution et mise à jour des dossiers salariés, médecine du travail, conventions partenariales ;

* la comptabilité : conformément aux procédures du service support, saisie et validation des factures dans le logiciel Yooz, édition de factures et suivi des participations financières à l’hébergement, suivi de la trésorerie, enregistrement et pointage des opérations comptables, participation à l’élaboration et au suivi du budget de la structure, rapprochement comptable dans le cadre des comptes administratifs ;

* la préparation et le suivi des commandes ainsi que la gestion des stocks de papeterie et matériel divers

* la participation à des réunions de service (internes et externes)

* l’interface entre les différents services et les partenaires




Conditions et avantages

* Tickets restaurant à partir de 4 mois d'ancienneté

* Prime d'ancienneté à partir de 3 ans

* CSE (chèques vacances, billetterie à prix réduit, …)

* Compte Epargne Temps


Profil

Expérience requise

* 2 ans sur un poste similaire et une expérience dans le médico-social serait appréciée.

Diplôme

* Bac +2 Assistante de gestion, secrétariat bureautique / BTS SP3S

Connaissances et compétences requises

Connaissances :

* Gestion administrative du personnel

* Comptabilité

* Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

* Connaissance du secteur médico-social appréciée



Savoir-faire :

* Capacité à organiser son travail et à en rendre compte

* Aisance rédactionnelle

* Capacité à adapter son discours



Savoir être

* Capacités relationnelles et esprit d’équipe

* Flexibilité et agilité

* Autonomie