Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Secrétariat du PAH :
-Gestion et suivi de divers travaux de bureautique
-Aide ponctuelle administrative et logistique au service culture
-Rédaction des comptes rendus de réunions (commissions thématiques)
-Participation à l’organisation des réunions et événements du service (vernissages, repas ou autres)
-Gestion des besoins administratifs, des fournitures, matériels pour le fonctionnement du service
-Soutien administratif à la responsable du service (aide pour les dossiers, les prises de rendez-vous, courrier…)
-Intendance du château des Doyens en lien avec les services techniques

Gestion et suivi des guides conférenciers et des visites guidées groupes et individuelles
-Suivi des conventions pour les animations du programme
-Suivi de dossier visites groupes (facturation, réservation…)
-Suivi des plannings et des heures des guides en lien avec le service RH
-Bilans annuels des visites guidées


Gestion des Ressources Humaines
-Guides conférenciers : suivi des heures et les frais de déplacements
-Planning des besoins et des heures de la femme de ménage et de l’agent d’accueil du château des Doyens

Comptabilité :
-Traitement des devis, factures, bons de commandes et suivi de la comptabilité du service
-Facturation des visites groupes et gestion des paiements (devis, facture, bons de commande, suivi…)
-Saisie dans le logiciel de comptabilité SEDIT (engagement, service fait…)
-Suivi des engagements du service avec le service comptabilité
-Bilans des recettes et des ventes visites et éditions

Régie
-Régisseur titulaire (responsable de la régie et des régisseurs suppléants)
-Gestion de la régie du PAH : suivi des tickets remis aux guides pour les visites guidées – ventes des visites par le site internet - ventes des livrets au château par carnet numéroté spécifique au trésor public– ventes des visites groupes adultes ou scolaires par facturation
-Gestion des recettes et des dépôts des recettes du service patrimoine
-Gestion du terminal de paiement

Communication :
-Aide à la communication sur les animations du programme, saisie des animations dans le site de l’OT (impression d’affiches, diffusion mail et affiches…)
-Aide à l’organisation des visites et animations, au bon déroulement et présence lors des expos ou visites du programme suivant les besoins
-Lien avec les communes pour les animations du programme (réservation de salles, communication…)
-Tenue des stocks du matériel et ventes des éditions du PAH
-Gestion de la diffusion de nos publications Missions / conditions d'exercice Secrétariat du PAH :
-Gestion et suivi de divers travaux de bureautique
-Aide ponctuelle administrative et logistique au service culture
-Rédaction des comptes rendus de réunions (commissions thématiques)
-Participation à l’organisation des réunions et événements du service (vernissages, repas ou autres)
-Gestion des besoins administratifs, des fournitures, matériels pour le fonctionnement du service
-Soutien administratif à la responsable du service (aide pour les dossiers, les prises de rendez-vous, courrier…)
-Intendance du château des Doyens en lien avec les services techniques

Gestion et suivi des guides conférenciers et des visites guidées groupes et individuelles
-Suivi des conventions pour les animations du programme
-Suivi de dossier visites groupes (facturation, réservation…)
-Suivi des plannings et des heures des guides en lien avec le service RH
-Bilans annuels des visites guidées


Gestion des Ressources Humaines
-Guides conférenciers : suivi des heures et les frais de déplacements
-Planning des besoins et des heures de la femme de ménage et de l’agent d’accueil du château des Doyens

Comptabilité :
-Traitement des devis, factures, bons de commandes et suivi de la comptabilité du service
-Facturation des visites groupes et gestion des paiements (devis, facture, bons de commande, suivi…)
-Saisie dans le logiciel de comptabilité SEDIT (engagement, service fait…)
-Suivi des engagements du service avec le service comptabilité
-Bilans des recettes et des ventes visites et éditions

Régie
-Régisseur titulaire (responsable de la régie et des régisseurs suppléants)
-Gestion de la régie du PAH : suivi des tickets remis aux guides pour les visites guidées – ventes des visites par le site internet - ventes des livrets au château par carnet numéroté spécifique au trésor public– ventes des visites groupes adultes ou scolaires par facturation
-Gestion des recettes et des dépôts des recettes du service patrimoine
-Gestion du terminal de paiement

Communication :
-Aide à la communication sur les animations du programme, saisie des animations dans le site de l’OT (impression d’affiches, diffusion mail et affiches…)
-Aide à l’organisation des visites et animations, au bon déroulement et présence lors des expos ou visites du programme suivant les besoins
-Lien avec les communes pour les animations du programme (réservation de salles, communication…)
-Tenue des stocks du matériel et ventes des éditions du PAH
-Gestion de la diffusion de nos publications

Conditions d’exercice et particularités du poste
•Réunions et manifestations culturelles en dehors des horaires de travail possibles en soirée et en week-end selon besoin : commission thématique, une fois par trimestre Profils recherchés Qualifications requises :
•PERMIS B
•Expérience réussie et soutenue dans l’administration publique ou privée de 3 ans minimum
•Diplôme en administration et ou comptabilité

Qualités requises
-Connaître le contexte territorial et administratif de Cauvaldor
-Capacité d’anticipation, d’organisation, de planification et de rigueur
-Connaissances de l’administration des collectivités territoriales
-Bonne maîtrise de l’informatique, d’Internet et des logiciels de bureautique (Pack office obligatoire)
-Une expérience en collectivité publique et des connaissances en comptabilité publique serait un plus
-Aisance rédactionnelle et relationnelle
-Polyvalence
-Curiosité
-Réactivité