Assistant(e) de direction – directions assurances & fiscale

Contexte et définition du poste

AKTISEA est une entreprise adaptée spécialisée dans l'accompagnement des entreprises vers plus d'inclusion, en les aidant notamment dans le recrutement de candidats Bénéficiaires de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH).

Notre vocation : prouver que handicap et performance sont deux notions conciliables.

Nous recherchons pour le compte de notre client, acteur majeur de l'énergie et du combustible nucléaire, un(e) assistant(e) de direction (H/F).

Ce poste est à pourvoir à Châtillon (92320).

Vous apporterez un support administratif et organisationnel à deux directions Assurances (4 personnes) et Fiscalité (8 personnes).

Vos responsabilités s’articuleront autour des axes suivants :

Organisation & Coordination

- Gestion des agendas : planification des réunions (internes, externes, bimestrielles, entretiens annuels), réservation des salles, etc.,
- Organisation des déplacements (trains, avions, hôtels, voitures).
- Organisation des visites de sites avec les assureurs (environ 15/an) ou les contrôleurs fiscaux ( 1 à 2 par an).

Gestion Administrative & Documentaire

- Mise en forme et synthèse des présentations et documents (Word, PowerPoint).
- Gestion des bases documentaires et archivage (SharePoint, espaces partagés)
- Gestion des courriers officiels.
- Gestion des NDA et documents contractuels avec les partenaires.
- Gestion des bases fiscales : abonnements, accès, support technique.
- Accueil et suivi administratif des stagiaires et alternants.

Achats & Processus

- Gestion des commandes et achats via SAP (processus P2P : DA, commandes, réception, suivi).
- Suivi des factures/ paiements : honoraires, primes d’assurance, relances internes.

Suivi & Reporting

- Collecte des informations internes pour les renouvellements (salariés, véhicules, clés SI, chiffres d’affaires etc.).
- Mise à jour et communication avec les directions connexes (juridique, comptabilité, audit, etc.).

Gestion des Formulaires & Attestations

- Demande et suivi des attestations (publipostage annuel, envoi aux entités).
- Gestion des demandes de formulaires fiscaux (certificats de résidence, CRS/FATCA, W8BenUSA).

Le poste est évolutif et d’autres missions pourront vous êtes attribuées.

Environnement de travail/Aménagement de poste :

Ce poste sera basé à Châtillon (92).

Statut ATAM

Horaires de jour avec possibilité d'heures supplémentaires.

Temps plein pas de possibilité de temps partiel.

Déplacements non.

Télétravail possible (100% télétravail impossible)

Avantages : Parking, restaurant d'entreprise, CSE, chèques-vacances, intéressement/participation,...

Profil recherché

Profil recherché :

1. Formation : Bac+2 minimum (type BTS Assistant Manager, SAM, Gestion PME).
2. Expérience : 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement en environnement corporate.
3. Anglais niveau B2 minimum

Compétences clés:

4. Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel) et SAP .
5. Organisation, rigueur et sens des priorités.
6. Discrétion et excellent relationnel.
7. Esprit agile, volontaire et créatif, très organisé(e).
8. Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément.

La capacité à travailler occasionnellement (mails et demandes simples et occasionnels) en anglais serait un plus