Assistant de la direction générale des services techniques et du pool accueil/secrétariat (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Direction générale des services techniques, DGST et DGAST, l’assistance de la Direction Générale des Services Techniques, assure la gestion quotidienne des activités administratives de la direction en intégrant la gestion d’un pool de trois secrétaires et plus globalement participation aux missions du pôle administratif de la direction des services techniques .
-Aide permanente au DGST en matière d’organisation personnelle, de gestion et d’instruction des dossiers confiés
-Gestion du courriers et de la répartition au différents Services de la Direction Techniques après présentation au DGST, et des parapheurs
-Soutien aux activités transversales de la Direction des Services Techniques
-Favoriser la communication entre les différents services de la Direction des Services Techniques et les services extérieurs, principalement de la Direction Générale et du Cabinet du Maire
-Manager et gérer un pool secrétariat de 3 personnes au sein de la Direction des Services Techniques ( Organisation générale, gestion des congés, gestion des fournitures, organisation et coordination des missions avec les Directions connexes…).
-répartir les tâches au sein du secrétariat pour en assurer une réalisation efficace et continue. Missions / conditions d'exercice assistanat de la Direction :
-Accueil physique et téléphonique, gestion et traitement des appels téléphoniques
-Gestion des agendas DGST et DGAST
-Réceptionner, filtrer et transmettre les messages,
-Rédaction des courriers et comptes rendus de réunion
-Réalisation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus…)
-Assurer l’interface entre les divisions et la direction : rappels téléphoniques, transmission d’informations, de documents…
-Organisation du suivi et gestion du courrier entrant et sortant de l’ensemble de la direction générale des services techniques y compris du courriel
-Organisation de réunions
-Communication, information avec les différents services des secteurs
-Instruction des dossiers liés à l’activité des secteurs
-Elaboration de dossiers de subventions en lien avec les secteurs concernés
-Participation à des réunions
-Rédaction des projets de délibérations et décisions dans le logiciel métier
-Interface avec les partenaires
-Centralisation des conventions, contrats, rapports au conseil municipal
-Gestion et mise à jour des outils de suivi des présences et absences pour l’ensemble du personnel
-Recherches documentaires et élaboration de notes de synthèse

gestion du pool accueil/secrétariat ST
-Gestion et organisation du pool accueil/secrétariat de la Direction générale des services techniques
-Coordination avec les Directions connexes de la Direction générale des services techniques liées au pool accueil/secrétariat
-Encadrer le travail du pool secrétariat
-Manager les agents du pool secrétariat
-Piloter, suivre et contrôler le travail du pool secrétariat pour les divisions voirie et bâtiments avant transmission à la Direction pour validation (parapheur…)
-Gestion des congés
-Identifier les besoins du secteur
-Veiller à la mise à jour des outils de suivi liés à l’activité
-Repérer et réguler les conflits Profils recherchés Notions d’organisation et de gestion du temps
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite
Vocabulaire professionnel du service
Circuits et procédures administratives
Savoir anticiper les besoins, prendre des mesures cohérentes et adaptées
Maitrise des techniques de secrétariat (bureautique, tableaux de bord, prise de note, fonctionnement de l’internet et des logiciels métiers …)
Méthodologie de la note de synthèse
Techniques de management
Connaissances des règles du fonctionnement administratif de la ville
Méthodologie de rédaction de notes, comptes-rendus…