Assistant de direction h/f

Description du poste

:

Rattaché(e) au PDG de la Division, l’assistant(e) de Direction assure un soutien opérationnel garantissant la fluidité des activités de la Division et la confidentialité des échanges.

Il/Elle aura pour missions :

1) Assistanat du PDG de la Division :

- Gestion de l’agenda, des emails, des appels téléphoniques, organisation des rendez-vous et déplacements;


- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;


- Organisation des réunions internes et externes;


- Gestion des déplacements professionnels (réservations de vols, hôtels, gestion des visas, passeports, notes de frais, etc);


- Préparation des supports d’intervention pour les instances dirigeantes (Comex, "Leaderchip Group", etc);


- Organisation logistique du « Comité de Suivi annuel » (réunion des Présidents de Conseils d’administration de 11 sociétés partenaires);

- Planification des réunions Comex, bilatérales mensuelles, EAA, etc;

- Organisation des "events"/célébrations (dîners, séminaires, etc);

- Mise à jour de l’organigramme Comex.

Divers:

- Suivi des notes de frais sur Notilus ; suivi et gestion des avis de mission dans logiciel interne SSF Locator gestion SSF Locator;


- Rôle d’interface et de facilitatrice avec les équipes CFAO Corporate et les différents services supports: juridique, finance, etc;

2) Assistanat du Directeur de zone :

- Organisation et gestion des déplacements professionnels (réservations de vols, hôtels, gestion des visas, lettres d’invitation, coordination avec les filiales pour l’hébergement);


- Suivi et gestion des avis de mission dans logiciel interne SSF Locator;


- Organisation de parcours d’intégration.


Profil recherché :

Vous faites preuve de discrétion et de respect absolu de la confidentialité. Exemplaire, vous êtes dotée(e) d'une excellente organisation et d'un sens aigu des priorités. Vous savez anticiper les besoins et gérer les imprévus.

Disposant d'une grande aisance relationnelle, vous faites preuve d'un engagement fort, de disponibilité et d'une réelle souplesse dans votre manière de travailler. Votre sens du service, votre adaptabilité et votre esprit d'équipe seront des atouts essentiels pour évoluer dans un environnement exigeant et collaboratif.

Vous avez d'excellentes compétences en communication écrite et orale et
maîtrisez le Pack office (Word, Excel, Powerpoint), ainsi que les outils de gestion de voyages et de notes de frais (Egencia, Notilus, SSF Locator).