Exail est une entreprise industrielle de haute technologie spécialisée dans les technologies de pointe en robotique, maritime, navigation, aérospatiale et photonique.
Dotée d'une forte culture entrepreneuriale, Exail offre des performances, une fiabilité et une sécurité inégalées à ses clients civils et militaires opérant dans des environnements difficiles. Des profondeurs de la mer à l'espace, Exail étend ses capacités grâce à une gamme complète de composants, de produits et de systèmes robustes fabriqués en interne. Employant 1 500 personnes dans le monde, la société bénéficie d'une empreinte mondiale et exerce ses activités dans plus de 80 pays.
Exail est née de l'union des forces du groupe ECA et d'iXblue en 2022. C'est une filiale d'Exail Technologies, une entreprise familiale spécialisée dans la haute technologie. Afin de soutenir la croissance du groupe, Exail recherche sa ou son futur Chargé événementiel pour venir rejoindre l'équipe Communication et Marketing d'Exail, composée de 20 personnes.
Vous aurez la charge de planifier et coordonner les événements externes et internes en collaboration avec les équipes Exail ainsi que les prestataires externes, afin d'en assurer leurs bons déroulements et succès, dans le respect des délais et budgets impartis.
Le poste sera basé à Saint-Germain-en-Laye, avec des déplacements réguliers en France et à l'international.
Vous serez rattaché directement à la Responsable évènementiel groupe.
Vos missions
Au sein de l'équipe Marketing & Communication, vous aurez la charge de l'organisation des événements externes et internes du groupe, en lien étroit avec les pôles d'activités, les équipes commerciales et marketing.
Gestion des événements :
- Planifier et organiser les événements Exail (salons, conférences clients, événements internes, visites clients).
- Coordonner la logistique des événements (préparation de la documentation administrative nécessaire, plannings, transport, hébergement, envoi du matériel, catering, inscriptions, gestion des invitations et accréditations).
- Assurer la gestion des prestataires (standistes, traiteurs, techniciens, agences) et suivre l'exécution des prestations.
- Assurer la bonne communication avec les participants internes.
- Effectuer le suivi opérationnel sur site lors des événements (montage, déroulé, démontage) afin d'en assurer la bonne exécution opérationnelle et garantir le respect des standards Exail.
- Assurer la bonne réception et gestion des retours post-événements (retour de matériel, etc.).
Pilotage et stratégie événementielle :
- Participer à la mise en oeuvre de la stratégie événementielle, en collaboration avec la Responsable évènementiel groupe.
- Préparer et suivre les budgets événementiels en s'assurant que les coûts respectent les prévisions (suivi des dépenses et gestion des factures).
- Veiller à la cohérence des actions avec les objectifs de communication et marketing du groupe.
Suivi, reporting et amélioration continue :
- Assurer un reporting systématique et structuré après chaque événement : analyse des résultats obtenus (nombre de leads, visibilité, retombées médias, fréquentation, retours terrain).
- Évaluer précisément le ROI de chaque action et sa contribution aux objectifs marketing et commerciaux de l'entreprise.
- Formaliser des bilans d'événements clairs et exploitables, à destination des équipes internes et de la direction.
- Alimenter les outils de pilotage du service (plannings, suivis budgétaires, tableaux de bord).
- Identifier et proposer des axes d'amélioration concrets pour optimiser l'impact, l'efficacité et la pertinence des futurs événements.
La liste des responsabilités n'est pas exhaustive et il sera attendu du/de la candidat(e) de remplir différentes tâches qui deviendraient nécessaires suite à l'évolution du poste.
Pourquoi ce poste ?
- Avoir la volonté d'évoluer sur un poste « terrain », polyvalent et sans routine.
- Rejoindre une société technologique en pleine croissance, et être acteur majeur d'une activité structurante et centrale pour Exail.
- Evoluer dans un environnement international sur des sujets technologiques de pointe dans des secteurs de hautes technologies.
- Participer à une aventure collective riche en défis techniques et humains.
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