Descriptif du poste
Au sein de la Direction Marketing du Groupe, sous la responsabilité du Responsable des Evénements France, vous piloterez les projets d'événements externes & internes du Groupe en France .
Vos principales missions seront les suivantes :
1) Gérer l'organisation et promouvoir les événements au niveau du Groupe sous tous les formats (digital, hybride ou en personne).
1. Concevoir des événements pour les clients externes (soirées de relations publiques, événements sportifs, culturels ou philanthropiques) et internes pour le Groupe (séminaires, fête de fin d'année, Assemblée Générale Annuelle, événements sportifs et de team building) :
Consulter les métiers pour recueillir, planifier les demandes de projets
Assurer la validation des projets en présentiel dans le respect des normes sanitaires en vigueur
Rédiger les briefs des projets en fonction des recommandations stratégiques.
Lancer des appels d'offres auprès d'agences événementielles ou concevoir directement des projets
2. Assurer le suivi du relevé hebdomadaire du calendrier des événements du groupe pour la France, en back-up du bureau de Francfort.
3. Assurer la gestion opérationnelle des projets :
Coordonner et orchestrer les projets (rédaction des Save the Date, programmes et invitations sous format électronique)
Créer des concepts d'Incentive
Gérer les besoins techniques des événements digitaux et hybrides
Gérer les besoins techniques des événements physiques : recherche de lieux, logistique de transport et d'hébergement, assurances, budget
Assurer la relation avec le comité de pilotage de chaque projet : préparation du brief du projet, rédaction des comptes-rendus de réunions, rétro planning, facturation
Planifier et gérer le suivi de la mise en oeuvre des projets
4. Assurer la Communication et la promotion des événements en externe via les réseaux sociaux, emailings et en interne via le journal interne et notre intranet.
2) Être support de projets internes :
5. Assister la Communication interne dans l'organisation de projets internes : chorale employés, courses à pied (20km de Paris), challenges sportifs
3) Gérer les projets de communication externe :
6. Gérer la fabrication de goodies : de l'inventaire des besoins de l'entreprise au suivi de la fabrication et de la distribution, en veillant au respect des directives de réduction de l'empreinte carbone (Ecovadis Gold)
7. Partenariats philanthropiques du fond de dotation Agir pour demain :
Fondation Recherche Alzheimer : gala annuel à Paris et à Lyon
Croix rouge française: Bike now, 20km de Paris...
8. Organisation des événements ponctuels du département international banking
4) Contribuer à l'élaboration et au suivi du budget Marketing
9. Consolider les lignes budgétaires dans le tableau de suivi pour les événements internes et externes
10. Suivre les coûts (factures, acomptes ...), s'assurer du respect des guidelines budget des événements du Groupe
Compétences requises
11. Expérience dans la rédaction de posts pour promouvoir les événements sur les réseaux sociaux
12. Expérience en outils de visio-conférence (Teams) et des événements digitaux
13. Parfaite maîtrise du français, de l'anglais et idéalement de l'allemand
14. Excellentes capacités de rédaction et de communication
15. Intérêt marqué pour les affaires financières et économiques
16. Intérêt marqué pour les affaires culturelles et expérience dans l'organisation et gestion d'une chorale
17. Rapidité, fiabilité, sens de l'organisation, flexibilité
18. Vous êtes rigoureux(se), autonome, créatif(ve), polyvalent(e) et réactif(ve)
19. Vous avez le sens de l'initiative et une bonne capacité à travailler dans l'urgence, vous aimez travailler en équipe
20. Techniques audiovisuelles et d'outils de post-production et montage vidéo en ligne (Easy movie, Pitchy) seraient un plus
Profil et compétences recherchées
21. Étudiant en école de commerce, en école de communication ou en master de tourisme d'affaires.
22. Vous avez une expérience en agence événementielle d'au moins 6 mois dans la gestion de projets événementiels digitaux, hybrides et en présentiel et dans les techniques de tourisme
23. Vous êtes familier avec le Pack Office, Photoshop et Indesign
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