Secrétaire médicale

MISSION : Traite, coordonne les opérations et informations médico-administratives, l’activité du secrétariat et des missions qui lui sont confiées.



ACTIVITES ET RESPONSABILITES

1.1 Principales

* Prend en charge l’accueil téléphonique et physique des patients et leur famille

* S’assure de la bonne identité du patient lors d’un accueil physique

* Participe au staff du matin

* Assure le lien entre les médecins en interne, les patients, l’équipe médicale du service et les professionnels de santé en ville

* Prend, planifie et organise les rendez-vous des consultations des médecins

* Prépare les consultations médicales (impression liste des rdvs à la demande)

* Met en forme les courriers de consultations

* Prépare les dossiers des futurs patients hospitalisés

* Met en page et complète les comptes rendus d’hospitalisation

* Saisie les comptes rendus du staff médico chirurgical.

* Numérise et intègre les documents médicaux de Lifen Intégration vers le DPI (classement automatique utilisant l’IA)

* Sur le secteur de l’hospitalisation / en rotonde : assure l’accueil physique avec vérification de l’identité du patient, qualification de l’INS, vérification des droits sécurité sociale et mutuelle des patients, gestion du contrat chambre particulière, récupère les coordonnées de l’entourage, et directives anticipées du patient

* Gère la programmation des entrées avec la cadre du service pour lisser le nombre d’entrants

* Convoque les patients pour futures hospitalisations

* Prend en charge les rendez-vous et accueil des visiteurs médicaux

* Commande les fournitures pour le secrétariat et les médecins

* Prend en charge les PMSI

* Gère les listes d’astreintes et Week end des Médecins

* Gère la boite d’envoi Easily, Lifen



1.2 Points spécifiques

* Polycompétences entre les secrétaires médicales du service

* Répartition des missions et rotation sur ces différentes missions en fonction de la spécialité



CONDITIONS D’EXERCICE DE LA FONCTION

2.1 Rattachement hiérarchique

* Direction des soins

* Coordinatrice des secrétariats médicaux

* Secrétaire référente au service



2.2 Liens fonctionnels

* Interne : Infirmières, médecins, plateau technique (radio bloc), secrétaires médicales des autres services d’hospitalisations et des consultations, services administratifs.

* Externe : Patients, familles, ambulanciers, Secrétariat des établissements hospitaliers, des Soins de Suite et de Rééducation, des Réseaux de soins Médecins traitant et cardiologues correspondant.



PARTICULARITES DE LA FONCTION

3.1 Moyens/horaires/rythme de travail

* Formations institutionnelles

* Journée d’intégration

* Encadrement par une secrétaire du service

* Entretien annuel avec le cadre

* 35 heures/semaine du lundi au vendredi