Secrétaire de départements (gp, options transversales, pôles shs et peip)

Informations générales Organisme de rattachement INP Clermont-Auvergne Référence 2026-2307715 Date de début de diffusion 10/06/2026 Date de parution 10/06/2026 Localisation 63178 Intitulé long de l'offre Secrétaire de départements (GP, options transversales, pôles SHS et PEIP) Date limite de candidature 29/06/2026 Employeur Clermont Auvergne INP Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Relation à l'usager - Secrétaire Statut du poste Vacant Intitulé du poste Secrétaire de départements (GP, options transversales, pôles SHS et PEIP) Descriptif de l'employeur Clermont Auvergne INP occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle. Clermont Auvergne INP regroupe les trois écoles publiques d’ingénieurs clermontoises (ISIMA, SIGMA Clermont et Polytech Clermont) et propose une offre de formation scientifique et technique de haut niveau adossée à une recherche d’excellence et à une forte capacité à produire et à transférer l’innovation. Grande école d’ingénieurs publique du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autours de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie. Site web : https://www.clermont-auvergne-inp.fr/ ; https://polytech-clermont.fr/ Descriptif du service Grande école d’ingénieurs publique, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie. L’adjoint-e en gestion administrative assure les tâches de secrétariat de départements au sein d’un pool de quatre secrétaires. Il/elle travaille en lien avec les enseignants, les chargés de cours issus d’entreprises, les fournisseurs et les étudiants. Description du poste Activités : Secrétariat des départements : - Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs - Informer l’équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles - Rédiger les comptes-rendus de réunions - Mettre en forme les courriers - Appui à la préparation des examens (listes d’émargement, PV,…) - Collecter et saisir les notes - Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs - Suivre les dépenses et le budget du département et pôles - Assurer l’organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages - Préparation de l’évaluation des enseignements GP et traiter les réponses - Classer et archiver les documents - Assurer l’intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences - Réceptionner les colis lors de la fermeture de l’accueil Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs : - Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces - Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission) - Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d’enseignement Communication : - Appui du chargé de communication de l’Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ) - Création d’affiches pour les forums, de supports de communication (Université d’été, carnets de voyage, etc…] Les missions du poste sont susceptibles d’évolution en cas de réorganisation du service Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Modalités du contrat de travail : - Poste à pourvoir au 1er septembre 2026 pour une durée de 1 an ; renouvelable - Contrat à durée déterminée de droit public à temps complet - Rémunération en référence au SMIC 1867€ brut/mois - Prime possible de 90€ à 180€, selon expérience - Possibilité de télétravail - Contrat de 37h30/semaine, 49 jours de congés annuels - Prise en charge partielle transports en commun - Contrat collectif de protection sociale complémentaire (PSC) en santé Catégorie : C BAP : J- Gestion et Pilotage Contacts métier : Polytech Clermont : Cédric CHAMBON : cedric.chambon@uca.fr Localisation du poste Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Puy de Dôme (63) Géolocalisation du poste Campus des Cézeaux AUBIERE Cedex 63178 Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 27 Rue Roche Genès 63170 AUBIERE Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 1 Maîtrise des savoirs de base Spécialisation Secrétariat, bureautique Niveau d'expérience min. requis Débutant Compétences attendues Les compétences nécessaires du poste : Connaissances : - Connaissance de l'Enseignement supérieur - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Techniques de communication - Niveau B2 en anglais serait apprécié Compétences opérationnelles : - Accueillir les populations concernées - Savoir prioriser les tâches - Prise de notes et rédiger des documents (compte rendu de réunion, PV,…) - Maitriser les outils bureautiques - Enregistrer et classer les documents - Savoir rendre compte - Traiter et exploiter des informations administratives et financières - Savoir gérer un budget - Facilité d'adaptation à des logiciels spécifiques (APOGEE, DIVA, ADE, UCA Pré-inscription, Moodle) - Utiliser les outils de communication (réseaux sociaux et sites web) Compétences comportementales : - Sens de l'organisation - Réactivité - Être capable de travailler en équipe - Sens relationnel Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) recrutements@clermont-auvergne-inp.fr Contact 1 cedric.chambon@uca.fr