Responsable titres formalités administratives h/f - ec9536

Responsable titres formalités administratives H/F - EC9536 Encadrement du service des Titres sécurisés et des formalités administratives :
- Manager l'équipe du service (dix agents) : animer les réunions de service, gérer les absences, accompagner les agents d ... veloppement de leurs compétences, etc.
- Piloter l'activité du service et de ses différentes missions
- Gérer les plannings des trois sites (mairie centrale, annexe nord et annexe sud)
- Assurer une veille juridique et veiller à la mise à jour des fiches de procédure
- Participer à l'élaboration des budgets et en assurer l'exécution
- Apporter un relais d'expertise en lien avec les interlocuteurs métier du service (Préfecture notamment)
- Veiller à la bonne diffusion de l'information au sein du service
Traitement des demandes de titres sécurisés et des demandes au guichet des formalités administratives :
Pour les dossiers de demande de titres :
- Suivi des dossiers de demande de titre avec le Centre d'Expertise et de Ressources des Titres (CERT)
- Contrôle des pièces justificatives et de la légalité de la demande
- Saisie sur logiciel métier et/ou dispositif de recueil/remise des titres
- Gestion du matériel de dispositif des recueils en lien avec l'ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) et la Préfecture
Pour les formalités administratives :
- Traitement de légalisation de signature, certificats, copie conforme, attestation d'accueil (rédaction, contrôle et délivrance)
Pour l'ensemble des démarches :
- Gestion de la programmation des rendez-vous via le logiciel « rendezvousonline »
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Gestion de la boîte mail fonctionnelle de la ... e
- Gestion des dossiers et situations atypiques ou complexes
- Contribution à la gestion des registres municipaux d'état civil et des archives
- Organisation des démarches à domicile pour les usagers ne pouvant plus se déplacer (Dispositif de recueil mobile)
Contribution au fonctionnement de la direction :
- Gestion de l'ouverture et du tri du courrier
- Participation aux réunions de l'équipe cadre
- Co-pilotage du planning de la direction
- Collecte et compilation de statistiques
- Rédaction (notes, compte-rendu, etc.)
- Contribution aux projets transversaux de la direction et de la collectivité
- Favoriser le développement de la transversalité, en interne et en externe
Autres missions spécifiques ou transversales :
- Suppléance du pilotage des services de la direction
- Rédaction des courriers de réponse aux usagers
- Participer aux permanences du samedi matin