L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International, contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent ensemble pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur. Activités principales du service :
- Gestion administrative et financière des entités de l'Institut Pasteur et organismes partenaires
- Administration des achats
- Administration des ventes
Vos missions principales :
1. Administration des achats (via Coupa)
- Contrôle et Approbation des paniers d'achat
- Accompagnement des équipes du périmètre de rattachement dans le respect des procédures achats
- Traitement de différents types de commandes :
- Commandes avec multi-imputations
- Commandes avec acomptes
- Commandes sur devis
- Commandes ouvertes
- Commandes à échéancier
- Commandes de régularisation
- Commandes spécifiques Pasteur Network
- Suivi des réceptions et relances si nécessaire
- Demandes de mise en place de budgets équipement/jouvence
2. Suivi des missions et notes de frais (via Concur et SAP)
- Contrôle du budget lié aux missions
- Validation des demandes de mission et des notes de frais
- Suivi des opérations dans SAP : création de réserves de crédits, clôture des missions
- Désengagement des lignes budgétaires
3. Administration des ventes (via Easyfact)
- Création et suivi des commandes de vente
- Élaboration des contrats de vente
- Traitement des prestations internes (plateformes, animalerie, etc.)
- Vérification des données clients (SIRET, coordonnées, etc.)
- Suivi des imputations budgétaires et validation des flux
4. Suivi budgétaire et gestion des crédits
- Suivi des budgets de son périmètres, en lien avec les équipes
- Suivi des projets en fin de vie
- Nettoyage des dépenses engagées et des restes à consommer
- Préparation des documents pour les audits financiers
- Préparation des écritures de clôture (FNP)
5. Suivi des feuilles de temps (via Excel)
- Traitement des feuilles de temps pour les CDD et CDI
- Vérification des données transmises et archivage
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