Assistant de gestion achats et procédures h/f

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.


La Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille du Calvados (MDEFC) est un établissement public départemental en charge de l’accueil d’urgence dans le cadre de sa mission de protection de l’enfance. Elle gère 18 unités de prévention et de protection. Les unités que la MDEFC gère sont des centres parentaux, des foyers, des services de milieux ouverts et d’accompagnement des mineurs. Elle est en capacité d’accueillir plus de 500 situations pour un effectif avoisinant les 290 ETP et un budget de plus de 20 millions d’euros.
En ce sens, au sein de la structure, le service Economique et Financier et ses agents font office de garants du bon fonctionnement et du respect des règles de consommations des crédits budgétaires. Ce service est composé de 4 pôles : comptabilité, achats et procédure, logistique et lingerie-restauration.


Activités principales
Sur les achats centralisés et/ou d’investissements :
 Réaliser et exécuter un Plan d’Action Achat (PAA) en adéquation avec les besoins et les usages de l’établissement
o Recenser et challenger la pertinence des besoins des groupes (internats, milieux ouverts, prévention) et des fonctions support (direction, RH, SEF) en collaboration avec les directeurs adjoints
o Consolider l’ensemble des besoins les estimer financièrement et évaluer la vélocité (charge de travail) nécessaire à son exécution, et en intégrant des imprévus et/ou urgence.
o Présenter le PAA à la direction pour priorisation et validation
o Assurer une bonne communication et des rdv semestriels pour chaque groupe en collaboration avec les directeurs adjoints
o Assurer un suivi de l’exécution du PAA : Construire et remettre des indicateurs clés de suivi
 Assurer les achats centralisés des services communs de l’établissement (Administration, logistique, buanderie) dans le respect des règles des marchés publics, des normes et standards applicables aux domaines concernés.
o Evaluation du besoin et co-construction du budget prévisionnel
o Engagement financier dans Grand Angle et engagement juridique auprès du fournisseur
o Gestion du service fait
 Construire un guide de l’achat autonome pour décentraliser auprès des groupes les petits achats courants, les accompagner et vérifier le respect des règles du guide.
Sur les procédures :
 Conseiller et assister le chef de service économique et financier :
o Informer sur les marchés existants
o Cartographier l’ensemble des contrats en cours (marchés, convention, contrat de maintenance…)
o Anticiper les renouvellements de procédure de marché propre à l’établissement ou celles du département auxquelles l’établissement est rattaché, ou autres fins de contrat.
o Contribuer à déployer une culture « Achats » et « marchés publics »
o Réaliser une veille réglementaire sur les marchés publics
o Elaborer et suivre des indicateurs permettant d’identifier les gains liés à la mise en oeuvre de marchés et autres optimisations

 Mettre en place les marchés en lien et avec le soutien du service marché du département
o Sourcer, prospecter et négocier avec les fournisseurs
o Identifier et préparer les procédures d’appels d’offres et en suivre sa mise en oeuvre
o Contribuer à la définition des éléments clés des documents de consultation en mobilisant notamment les experts techniques et futurs utilisateurs
o Garantir des modalités de révision de prix indexées sur des critères précis et non équivoques facilitant leur liquidation
o Participer à l’élaboration des critères d’évaluation des offres et au choix du candidat retenu
o Intégrer, autant que faire se peut, des critères liés aux aspects environnementaux.
 Assurer le suivi contractuel des marchés et la bonne exécution des prestations :
o Données financières, évolutions tarifaires, reconductions annuelles, avenants…
o Paramétrer le BPU et les révisions de prix dans l’outil comptable Grand Angle, et assurer la complétude des pièces de marché…
o S’assurer du contrôle opérationnel des marchés (service fait) par les chefs de service des groupes via les directeurs adjoints et contribuer ainsi au déploiement d’une culture de gouvernance fournisseur : animation du dialogue avec référents sur site, réunions et comités de pilotage…
o Contribuer à déployer une culture de la gouvernance fournisseur auprès des groupes et des directeurs adjoints : Suivi de l’exécution des marchés - référents, copil…

Sur le suivi :
 Contrôler et/ou superviser la réception, l’installation et la traçabilité des matériel et immobilisations en lien avec le service logistique
 Comptabiliser et suivre l’ensemble du matériel téléphonique et informatique en lien avec la Direction des services numériques :
o Inventaire semestriel à la DSN
o Suivi des mouvements internes
o Suivi des stocks
 Comptabiliser et suivre l’ensemble des autres matériels (véhicules, électroménager, mobilier…) en lien avec l’équipe logistique
o Inventaire semestriel sur site
o Suivi des mouvements internes
o Suivi des stocks
 Garantir la tenue comptable des immobilisations, en lien avec le chef de service économique et financier, dans la partie patrimoine de l’outil comptable Grand Angle de l’entrée à la sortie
 Assurer la gouvernance fournisseur des marchés dont l’exécution de service a lieu au siège de la MDEF (ménage, maintenance diverses)
 Etre force de proposition sur les axes d’améliorations possibles dans les procédures de contrôle interne de l’établissement en matière de suivi et de stock de matériel.
De la même façon, que l’ensemble des professionnels de la MDEF, le responsable du pôle achats et procédure concourt également à l’élaboration et à la mise en oeuvre du projet d’établissement, du projet de service, des projets éducatifs ainsi qu’à l’élaboration du rapport d’activité de son service.

Déroulement des activités
Les différentes activités du service sont planifiées et organisées en collaboration avec le chef de service économique et financier par cycle de travail. A l’intérieur d’un cycle, l’agent de gestion du pôle achats et procédures s’organise de manière autonome et sait alerter le cas échéant. Il est en lien quotidien avec les services de l’établissement et du département sur lesquels il doit s’appuyer dans le cadre de son travail.
L’agent sera amené à se rendre sur les différents services et groupes.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
L’agent de gestion du pôle achats et procédures exerce ses missions sous l’autorité du chef de service économique et financier (SEF) qui est le garant du bon fonctionnement du service.
Au sein de la structure, l’agent a un lien fonctionnel avec les groupes via leur directeur adjoint, et les autres agents du service économique et financier (comptabilité et logistique notamment).
De plus, ce dernier est en lien avec des prestataires extérieurs








Conditions statutaires de l’emploi
 Poste ouvert aux : Titulaires (et/ou aux contractuels) de la fonction publique hospitalière
 Catégorie / Filière : B
 Corps : Adjoints des cadres hospitaliers
 Grade(s) : Grade relevant du corps des adjoints des cadres hospitaliers

Lieu(x) d’exercice du poste
 35, quai de juillet – 14000 CAEN

Conditions particulières d’exercice du poste
 Organisation du travail
 Base 39 heures hebdomadaires + protocole RTT.
 Télétravail possible
 Oui, une journée par semaine à positionner sur certains jours encadrés
 Moyens particuliers mis à disposition
 Non
 Santé et sécurité au poste de travail
 Rien à indiquer
 Responsabilités managériales
 Non
 Expertise particulière
 Capacité à s’interroger sur les process en place
 Travailler en mode projet

Rémunération et avantages sociaux
 Rémunération + régime indemnitaire statutaires
 Avantages sociaux divers : participation aux abonnements transport en commun, forfait mobilités durables, participation mutuelles, accès au CGOS hospitalier et sous certaines conditions à l’action sociale du Conseil départemental du Calvados, titres restaurant.

Informations diverses
 Temps complet obligatoire
 Le poste est susceptible d’évolution selon les besoins de l’établissement ou du service


Compétences requises ou souhaitées
 Diplômes, formations, permis et certifications obligatoires
 Licence ou à minima BTS dans les domaines de la comptabilité, contrôle interne et de gestion
 Permis B obligatoire
 Autres formations ou certifications souhaitées
 Connaissances attendues
 Connaissances des règles statutaires de la fonction publique
 Règles applicables aux marchés et achats publics
 Savoir-faire attendus
 Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations et aux contraintes inhérentes à la continuité du service public.
 Identifier/analyser les situations d’urgence et être capable de maitrise sur soi en cas de danger ou de situations difficiles.
 Identifier et prévenir les risques relevant de son domaine d’activité.
 Détecter et signaler les anomalies.
 Maitriser le fonctionnement de l’établissement.
 Maitriser la réglementation liée à la sécurité des biens et des personnes.
 Travailler en équipe pluri professionnelle.
 Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle.
 Faire preuve d’une autonomie suffisante dans son travail.
 Maîtriser des outils bureautiques : TEAMS, OUTLOOK, WORD, EXCEL.
 Savoir-être attendus
 Respect de la confidentialité, du cadre institutionnel et des procédures.
 Cordialité, ponctualité, disponibilité, réactivité, adaptabilité, polyvalence.
 Sens de l’organisation, constance, sérieux dans l’accomplissement de ses missions.
 Etre capable de travailler en équipe.
 Etre capable d’être à l’écoute des agents et d’en ressortir les éléments probants.
 Capacité à questionner des processus et valider leur cohérence.

Expérience requise
 Expérience dans les achats et marchés publics appréciée
 Expérience dans le contrôle de gestion et dans les analyses de procédures appréciée.