Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction compétent(e) et motivé(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de l'organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services..
Vos Missions :
Accueil téléphonique et physique au secrétariat de la Direction Générale des Services (DGS) :
- Vous devrez accueillir et renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Vous devrez également filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Réception et priorisation des demandes de services :
- Vous aurez la charge de la réception et de la priorisation des demandes des différents services de la collectivité,
- Vous devrez également rappeler les informations importantes et transmettre les messages aux personnes compétentes.
Mise en forme de travaux de bureautique :
- Vous devrez prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, ainsi que réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Vous devrez également organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Suivi des projets et activités de la direction :
- Il vous faudra intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
Organisation et planification des réunions :
- Vous aurez pour mission de rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Vous rédigerez les comptes-rendus de réunions du CODIR.
Votre profil :
- Vous êtes diplômé(e) a minima d'un diplôme de niveau 3 en gestion administrative,
- Vous justifiez d'une expérience réussie en tant qu'Assistant(e) de Direction,
- Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se) dans votre travail,
- Vous êtes capable de travailler en équipe et de communiquer efficacement et rapidement,
- Vous êtes discret(e) et savez faire preuve de confidentialité,
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
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