Assistant(e) de direction et agent(e) de greffe au tribunal administratif de rouen

Vos activités principales:

En qualité d’assistant(e) de direction de la cheffe de juridiction, vous êtes chargé(e) des missions suivantes:

- assurer le suivi ou la gestion du planning des rendez-vous et des réunions, les organiser matériellement;

- assister la cheffe de juridiction dans la préparation et le suivi de certaines affaires réservées : élaboration et actualisation de plannings, tableaux de bord, opérations de recensement, répartition, délégations ;

- participer et aider à l’organisation des évènements annuels : invitations, organisation matérielle etc;

- assurer le suivi RH des magistrats: congés, formation, mutation, avancement, calcul des effectifs, suivi du process d’évaluation;

- assurer le suivi du recrutement des aides à la décision (assistants de justice, vacataires, stagiaires);

- mettre en forme à partir de supports écrits ou d'indications orales, courriers, documents, dossiers ;

- procéder aux prises de rendez-vous, au recueil d'informations, aux mises en forme de courriers et de message, aux mises en communications téléphoniques demandées par la cheffe de juridiction;

- assurer le suivi physique du courrier "arrivée" et "départ" de la cheffe de juridiction;

- réaliser la reprographie, le montage de documents, la préparation et l'envoi de télécopies;

- accueillir, guider, renseigner, introduire les visiteurs, gérer le cas échéant leur attente;

- tenir à jour un fonds documentaire : fichier d'adresses, annuaires et organigrammes, délégations de signature, notes de service etc...

En qualité d’agent(e) de greffe, vous êtes chargé(e), sous l’autorité de la greffière en chef et du greffier de chambre, des missions suivantes:

- procéder aux différentes mesures d'instruction dans le cadre des procédures juridictionnelles, suivant les directives données par les magistrats, assister le greffier de chambre concernant la détection des désistements, non lieu à statuer, irrecevabilités et procédures particulières;

- répondre aux demandes de renseignements sur l'état d'avancement des procédures juridictionnelles en cours;

- procéder aux notifications d’ordonnances et jugements;

- le cas échéant, suppléer le greffier de chambre et assurer, notamment l'enregistrement des requêtes nouvelles, l'enrôlement et la fonction de greffier d'audience.

Compte tenu du niveau des effectifs du greffe, vous pouvez être sollicité(e) pour prêter votre concours à l’accomplissement de missions relevant d’autres secteurs d’activité de la juridiction.

En tout état de cause, une très grande polyvalence est requise.

Votre environnement professionnel:Juridiction administrative de première instance.

Composition et effectifs du service:21 magistrats répartis dans 4 chambres et un pôle, 26 agents de greffe et 5 aides à la décision.

Liaisons hiérarchiques:Présidente du tribunal, greffière en chef, adjoint à la greffière en chef, greffier de chambre.

Liaisons fonctionnelles: Magistrats, avocats,· services du Conseil d'Etat.